Онлайн? Офлайн? Гибрид! Как сделать классное гибридное мероприятие: часть 1

Главный тренд 2024 года для ивент-индустрии – это гибридные мероприятия. Нельзя сказать, что это совсем новый формат для индустрии, но, безусловно, популярность он приобрел именно в 2024 году, и останется с нами надолго. Как качественно подойти к организации всех составляющих? Как вовлечь максимальное количество людей? Как достичь поставленных целей и обойти узкие места?

Мы постарались максимально ответить на эти вопросы здесь, в гайде по гибридным мероприятиям, разработанным нами совместно с ведущими представителями индустрии при поддержке Национальной Ассоциации Организаторов Мероприятий.

Гибридный формат

Более 70% организаторов самых разных мероприятий запланировали в 2024 году проведение так называемых гибридных мероприятий — об этом говорили данные опроса в рамках Евразийского Ивент Форума, прошедшего в январе. И это далеко не единственный пример такого типа! Например, по данным EMB, в США и Европе 62% устроителей ивентов запускают «гибриды», а еще 34% думают про подобный формат… Так что же особенного в этих мероприятиях, чем они хороши, для каких программ подходит та кое исполнение — и не пройдет ли мода вместе с пандемией COVID‑19? Обо всем этом стоит поговорить отдельно.

Что такое гибридные мероприятия

Лучше всего природу таких ивентов характеризует английский неологизм phygital, полученный соединением physical (физический) и digital (цифровой). В ходе такого мероприятия часть программы происходит на офлайновой площадке, а часть — в онлайн среде с «виртуальными» участниками. Важно: последние должны быть не про сто зрителями трансляции, а полноценными соучастниками. Это возможно за счет внедрения разных интерактивных инструментов: видеоконференций, онлайн-голосований, социальных сетей, мобильных приложений и т. п.

Основной всплеск популярности у гибридных мероприятий пришелся на 2021 год. Это объясняется прежде всего определенной ограниченностью онлайн-ивентов, которые в 2020 году вытеснили «живые» программы, невозможные при пандемии COVID‑19. При этом, как показали опросы организаторов, не стоит ожидать спад интереса к фиджитал — даже если ограничения массовых собраний будут уходить в прошлое, приемы «гибридов» сохранят свою актуальность в силу несомненных преимуществ перед как традиционными мероприятиями, так и онлайн-событиями.

Виды гибридных ивентов

Сделать гибридным можно фактически любой ивент. В зависимости от его типа может меняться конкретное воплощение такого формата:

Корпоративные

Это могут быть любые программы: от тимбилдингов и до праздников. Они отлично подходят для большей компании со множеством региональных подразделений. Оптимальным решением выступит создание нескольких офлайн-площадок для локальных участников и соединение их между собой с помощью видеоконференций и других онлайн-инструментов.

Деловые

Как ни странно, такие мероприятия едва ли не раньше остальных «примерили» гибридный формат — при чем задолго до коронавируса. В ходе бизнес-ивентов, вроде переговоров или конференций, некоторые участники общались с присутствующей аудиторией только по видеосвязи, выведен ной на большой экран. Хотя сегодня эта идея получила уже большее развитие.

Дискуссионные

Научные конференции, отраслевые форумы и т. п. ивенты смогут в гибридном формате не просто собрать докладчиков со всего мира — это с легкостью позволят онлайн-мероприятия. Куда важнее, что наличие живых площадок и расширение интерактивности упрощает обмен мнениями среди экспертов, делая событие более динамичным и насыщенным.

Образовательные

Для лекций, тренингов и мастер-классов гибридность удобно реализовать в виде площадок, где собраны участники, и трансляций спикеров, у себя дома или в офисе. Это позволяет приблизить обучение к классическому, когда «ученики» коммуницируют и друг с другом вживую, и с «учителями» или другими площадками через онлайн-платформы.

Развлекательные

При организации гибридных концертов, фестивалей и других схожих активностей формат может быть практически каким угодно, с любым возможным креативом и широким набором онлайн-инструментов. В этом случае можно привнести оригинальность программе и новый опыт для зрителей, которые смогут напрямую взаимодействовать со «звездами».

Маркетинговые

Презентации новых продуктов, пресс-конференции или, к примеру, рекламные кампании отлично вписываются в гибридный формат. В этом случае есть центральная площадка и или ряд других, или же полный перевод остальных участников в онлайн. В любом случае это позволяет установить более неформальные отношения с целевой аудиторией.

Преимущества гибридного формата

При выборе формата программ необходимо взвесить все плюсы и минусы, чтобы понять, надо ли в принципе обращаться к фиджитал — или же лучше ограничиться более простым онлайном. Среди значимых достоинств «гибридов» отметим:

Нетворкинг

Практика проведения онлайн-программ в 2020 году показала, что видеоконференции с «живыми головами» быстро утомляют, а главное — не позволяют по-настоящему эффективно устанавливать и потом развивать горизонтальные связи. А за счет добавления полно ценных площадок можно снова работать над формированием сообществ.

Атмосферность

Недостаток «живого» общения для людей, находящихся большую часть времени на home office, весьма негативно сказывается на уровне вовлечения в онлайн-мероприятия — и выгодно выделяет гибридные события. Возможность принять участие в «реальных» ивентах в усеченном формате улучшает их восприятие аудиторией.

Обратная связь

Судя по опыту про ведения фиджитал, отдача участников заметно выше — причем речь не только о реакции на площадках, но еще и в онлайн-среде. В рамках «гибридов» люди гораздо актив нее реагируют на происходящее и в социальных сетях, и в приложениях. Особенно это важно для маркетинговых и образовательных ивентов.

Прогрессивность

Новые технологии вызывают повышенный интерес со стороны публики (особенно молодой) и повышают в их глазах статус такого мероприятия. За счет этого, а также легального доступа к пользовательским данным в формате Big Data можно эффективно поработать с мотивацией и лояльностью и найти решения для будущих событий.

Безопасность

На ограниченных по габаритам площадках с относительно небольшим количеством участников гораздо проще создавать отвечающие эпидемиологическим требованиям условия: социальное дистанцирование и регулярную обработку поверхностей, предоставление участникам средств индивидуальной защиты и т. п.

Масштабность

В рамках фиджитала можно организовать по-настоящему массовые мероприятия не только федерального, но еще и международного раз маха. При этом к ним можно привлечь практически любых докладчиков и спикеров, артистов и экспертов — провести схожее мероприятие в офлайне, в одно время и в одном месте, невозможно.

Экономия

Частичный перевод про граммы в онлайн-мир позволяет снизить часть расходов на организацию и проведение события. Ведь в таком случае не надо тратиться на большие площадки, трансфер, проживание и питание большого количества участников и т. п. Хотя надо помнить: внедрение ряда онлайн-инструментов потребует своих затрат. Но стоит отметить: эти плюсы — отчасти относительные, для некоторых программ в них нет или мало смысла. Чтобы понять, что вам необходим именно гибридный формат мероприятия, задайте вопросы о его ценности для участников, его целях. Например, если в приоритете уникальный контент, можно обойтись стандартной онлайн-трансляцией. Или если ваш ивент планируется не сильно крупный, тогда вряд ли оправданным будет усложнение его сценария, подготовки и проведения с множеством независимых субподрядчиков.

Ключевые требования к фиджитал

При организации гибридных мероприятий основные усилия следует направить на ряд базовых, основополагающих факторов:

Техническое оснащение

Для про ведения «гибридов» потребуется много разноплановой техники: презентационные экраны, специальные свет и звук, видеокамеры, оборудование для видеомонтажа и трансляции «картинки» в прямом эфире — вплоть до VR-шлемов, дронов и роботов. Отдельно нужно просчитать интернет-канал и Wi-Fi-сеть на площадке.

Онлайн-инструменты

Их ассорти мент не менее значим, чем «реальная» техника. В зависимости от сценария могут быть нужны специализированные интернет-платформы и мобильные приложения, чат-боты в мессенджерах, аккаунты в соцсетях, стриминговые и игровые сервисы, SMS-голосования и еще многие другие оригинальные решения.

Команда

Количество задействованных в разработке и проведении ивентов гибридного типа специалистов заметно расширено в сравнении с аналогами в онлайн и офлайн. Необходимо обеспечить их точное взаимодействие друг с другом, распре делить обязанности и разграничить ответственность — без этих велики сбоев в организованном процессе.

Коммуникация

Ни одна из частей аудитории в фиджитал не должна быть «на обочине» программы. Критически важно запустить двустороннюю связь и вывод в прямой эфир всех без исключений участников. Это убережет от эффекта двух параллельных, мало связанных мероприятий, из-за которого вся суть «гибрида» попросту теряет смысл.

Вовлечение

Даже для серьезных по концепции гибридных мероприятий не стоит забывать об элементах геймификации и инфотейнмента. Различные викторины и тесты, опросы и флешмобы, бонусы за активность и включение развлекательных частей помогают лучше удерживать внимание удаленных участников — особенно для длительных программ.

Безопасность

Проработка данного вопроса должна быть комплекс ной: от запаса места на площадках для запланированного количества участников и организации трафика с целью минимизировать скопления и до внедрения бесконтактной регистрации и системы температурного скрининга для гостей мероприятия, и обслуживающего персонала.

Впрочем, о каждом из этих факто ров и других нюансах организации и проведения гибридных мероприятий стоит рассказать более детально — и по отдельности. Мы собрали всю важную информацию и рекомендации на тему грамотной подготовки и внедрения фиджитал в этом гайде, разработанном совместно с партнерами при поддержке Национальной Ассоциации Организаторов Мероприятий.

Концепции мероприятий

Организация гибридных мероприятий весьма сложная, требует многовекторной и вдумчивой проработки и подготовки, хотя самое главное – правильная концепция. Ведь без хорошей идеи, полностью использующей возможности гибридности, все остальное попросту не будет иметь особого смысла. Поэтому в первую очередь необходимо и креативно, и грамотно подойти к наполнению программы. Для этого стоит при генерации и детализации концепции учесть множество факторов самого разного характера.

Акценты на гибридных элементах

Корпоративный праздник, деловой форум, презентация, развлекательное шоу — в каждом из таких случаев креатив проявляется по-разному, соответственно теме и формату мероприятия. Но можно вывести свод общих рекомендаций по созданию сценария и контента для всех типов гибридных мероприятий, которые подчеркнут соединение офлайна и онлайна:

Уравняйте аудитории

На «гибридах» должно быть одинаково интересно как реальным, так и виртуальным участникам. Нельзя отдать приоритеты ни онлайн-среде, ни офлайн-площадке. А даже если какие-то активности будут возможны только для части аудитории, компенсируйте это другой ее части эксклюзивными и не менее содержа тельными элементами в программе.

Добавляйте интерактив

Тема влияния участников на ход мероприятия актуальна для всех ивентов, но для гибридных — это обязательная норма. Причем стоит внедрять разнообразные в своей сути интерактивные детали: от выстраивания обратной связи между аудиторией и выступающими либо между площадками до включения в сюжет приемов иммерсивного театра.

Обеспечьте эффект присутствия

Это правило по понятным причинам касается онлайн-участников — они должны чувствовать себя сопричастными «живой» площадке. Тем более что за внимание с гибридным мероприятием будут сражаться другие интернет-медиа, офлайн-активности и даже семья. Подумайте, как приблизить и пере дать в трансляции события и атмосферу.

Вовлекайте уже на стадии «до»

В отличие от большинства офлайновых и онлайновых программ при под готовке «гибридов» необходимо думать, как можно заинтересовать аудиторию и установить с ней прочный контакт еще до начала мероприятия. Участники должны ждать ивент и иметь примерное представление о нем — но с сохранением определенного уровня интриги.

Мотивируйте к созданию контента

Для гибридных мероприятий очень важно наличие «неофициального» креатива — причем как от выступающих, так и от самих зрителей. Потому предлагайте участникам генерировать как можно больше фото, видео или другого контента, связанного с ивентом, и поощряйте их «творчество» с помощью системы геймификации и бонусов.

Подключайте «сарафанное радио»

Для «гибридов» в целом характерна более неформальная стилистика, в том числе в коммуникациях. Потому для них хорошо себя проявят инструменты популяризации проводимого ивента через шеринг. Для этого внедряйте решения (в том числе вирусного типа), которые бы подталкивали участников лайкать контент и делать перепосты.

Выдерживайте общий стиль

Оформление реальной площадки, онлайн-трансляции, используемых приложений, аккаунтов в соцсетях — все должно опираться на единые дизайнерские решения. Это повышает статус события и лояльность участников, а также помогает усиливать чувство взаимосвязи всех аудиторий, вне зависимости от их локации во время мероприятия.

Организация креативного процесса

Кроме специфических моментов в разработке и внедрении креатива в программу гибридного мероприятия стоит также принять во внимание ряд универсальных по применению рекомендаций, которые помогут упростить генерацию оригинальных идей. Среди таких советов можно упомянуть:

Изучите клиента

Возьмите за правило индивидуализировать контент под заказчика — будь то частная компания, государственное учреждение или же некоммерческая организация. Это повысит вовлечение и сделает событие эффектнее. В этом поможет, кроме прочего, изучение сайта клиента, его ценностей, фирменного стиля и т. п.

Переубеждайте аккуратно

При разработке концепции мероприятия и его стилистики стоит ориентироваться на пожелания заказчика — это аксиома. А предлагать другую радикально отличающуюся идею если и стоит, то только в виде одного из многих других решений, наравне с остальными слайдами в презентации.

Научитесь продавать

Даже если концептуально предлагаемый формат «гибрида» отвечает изначальным требованиям клиента, необходимо уметь правильно преподнести его и рас крыть плюсы конкретных креативных идей. Для этого вам требуются понятные, наглядные презентации и продуманная в деталях аргументация.

Обсуждайте

Практика неоднократно подтверждала: лучшие идеи обычно рождаются в совместном творчестве. Поэтому устраивайте коллективные «мозговые штурмы», когда надо не бояться предлагать самые разные идеи и сообща приводить их к завершенному виду, где все, вплоть до нюансов, раскрывает общую концепцию.

Копите идеи

Не стоит забывать идеи, которые не подошли конкретному гибридному мероприятию по стилю, формату, бюджету и т. п. У вас должна быть «копилка» для концепций, которые могут пригодиться позднее. Даже если им будет нужна адаптация под конкретное мероприятие, это все равно облегчит старт работы.

Узнавайте тренды

Ивент-индустрия в целом и организация гибридных мероприятий в частности постоянно и активно изменяется — прежде всего в силу появления новых техно логий и инструментов. Потому креатив следует опирать на актуальные тренды, что невозможно выполнить без регулярного мониторинга рынка.

Следите за временем

Даже лучший креатив может проиграть, если он… опоздает на фоне других, пусть и менее необычных и продуктивных идей. А потому всегда отслеживайте сроки и учитесь ставить точку. И еще простой, но хороший совет: начинайте работу по созданию концепции вовремя — тем более что это важно не только для гибридных мероприятий.

Площадка

При организации именно гибридных мероприятий работа с поиском и оснащением площадки становится максимально комплексной, объемной. С одной стороны, вам надо, как и при офлайновых программах, обеспечить на ограниченной территории комфорт участников «здесь и сейчас». С другой, необходимо особенно тщательно проработать вопросы безопасности, вызванные пандемией COVID‑19. С третьей, нужно позаботиться о стабильности удаленной связи во всех ее видах — как и для уже привычных онлайн-ивентов.

Поэтому, чтобы ничего не упустить, мы предлагаем проводить подготовку в этом направлении по следующему чек-листу:

Определиться с типом площадки

Если сезон и концепция мероприятия позволяют, лучше подобрать локацию под открытым небом: на территории загородного отеля, на стадионе спорт комплекса и т. п. Так проще соблюсти эпидемиологические нормы и повысить вовлечение участников, уставших от удаленки «в четырех стенах».

Просчитать запас пространства

Для соблюдения нормы социального дистанцирования между участниками стоит пересмотреть стандартные для офлайн-мероприятий мерки к размеру площадки. По нашему опыту можно сказать: смело увеличивайте в 1,5–2 раза. И не забывайте о просторной и доступной парковке!

Продумать трафик на площадке

Изучите план локации и попытайтесь понять, где будет людские скопления при перемещении. Вам необходимо организовать трафик так, чтобы «узких» мест было как можно меньше. К примеру, убрать «заторы» при входе можно за счет бесконтактной онлайн-регистрации.

Спроектировать рассадку

Если участники будут находиться на локации не в свободном режиме, а четко по сидячим местам, надо убедиться, что вы можете обеспечить все ту же социальную дистанцию. За столами для этого достаточно 1,5 м между людьми, в зрительных залах подойдет шахматная рассадка или пропуск рядов.

Оценить безопасность

Для закрытых площадок при условиях пандемии критическое значение приобрел уровень вентиляции. Такая система должна быть не просто работоспособной, но действительно эффективной, мощной. То же самое касается и противопожарного комплекса — хотя это стандарт во все времена.

Проверить интернет-канал

На площадке должна быть скоростная и по-настоящему стабильная связь. Причем чем больше интерактива заложено в программу мероприятия, тем критичнее этот вопрос. Еще важны нюансы: не просто скорость, а и, к примеру, тип Wi-Fi-покрытия (например, лучше иметь бесшовную mesh-сеть).

Обеспечить техническое оснащение

Пакет оборудования у гибридных мероприятий обширен: к классическим для офлайн-ивентов звуку и свету, а также демонстрационному оборудованию добавляется техника для съемки участников и передачи сигнала в интернет. Если этого нет, убедитесь, что есть возможности для подключения подобного оснащения.

Узнать о документальном сопровождении

Ввоз и вывоз оборудования на арендуемых площадках часто требует оформления множества бумаг. На этот случай стоит удостовериться, что их количество находится в разумных рамках и что все их можно подготовить заранее, чтобы упростить логистику дальнейшей работы.

Позаботиться об оформлении площадки

Будет ли это открытая или же закрытая локация, ее декор должен соответствовать формату и концепции события. Причем гибридная природа таких ивентов позволяет вам добавить новаторские элементы — вроде VR и AR-технологий, где часть оформления видна только на экранах гаджетов.

Создать нужные условия для выступающих

Этот пункт в организации гибридных мероприятия мало отличим от офлайновых событий, но это не уменьшает его важность. Ведущие, спикеры, артисты и члены съемочных бригад должны иметь помещения для отдыха, гримирования и комфортной подготовки к работе.

Поработать с персоналом

От ведущего и операторов до официантов и охраны — все присутствующие на площадке должны быть обеспечены СИЗ и пройти инструктаж по безопасности против распространения COVID‑19. В ходе ивента требуется еще температурный скрининг персонала и контроль соблюдения им обозначенных правил.

Убрать территорию

В условиях пандемии чистоте площадки критически важно уделять особое внимание. Надо провести генеральную уборку и до, и после ивента, включая дезинфекцию вентиляции и обработки поверхностей бактерицидными лампами. Плюс не забывайте о регулярной уборке в ходе самого гибридного мероприятия.

Кейтеринг

В проведении гибридных мероприятий, пожалуй, именно организация питания для участников является самой традиционной по своей сути. Все-таки добавить в нее массово высокие IT-технологии, онлайн-инструменты и иммерсив проблематично. Потому в целом процессы подготовки кейтеринга очень похожи на привычные для классических офлайн-ивентов — но есть ряд интересных, важных деталей. За счет них можно выполнить все чуть безопаснее, удобнее и необычнее. А чтобы ничего не забыть, стоит разделить работу на 2 направления.

Меню

Основа кейтеринга для «гибридов» аналогична любым другим событиям: питание. Но при его планировании стоит сделать поправку на несколько площадок, наличие «реальных» и «виртуальных» участников и интерактивную природу у мероприятий этого типа. С этим помогут следующие советы:

Выберите оптимальный формат

Рекомендации в этом пункте в целом совпадают с офлайном: на конференции нужен кофе-брейк, на презентации фуршет, а на корпоративе — банкет. Хотя в любом случае не стоит ставить кейтеринг «во главу стола». Если питание займет слишком много времени и внимания, это негативно отразится на вовлечении удаленных участников.

Добавьте питание на всех площадках

Если у вас будет больше одной локации, на каждой из них требуется организовать питание для участников. Причем важно соблюсти идентичность: формат и в идеале даже конкретные угощения должны совпадать. Это может быть чуть сложнее по организации, зато окупится ощущением «равноправия» площадок и связи между ними.

Не забывайте об удаленных участниках

Если речь о корпоративном ивенте, тогда необходимо позаботиться о питании еще тех, кто находится в home office. В этом помогут специальные кейтеринг-боксы с приближенным к «живым» площадкам подбором продуктов, которые нужно будет доставить домой заранее в оформленной в едином стиле с прочим декором упаковке.

Составьте список угощений

Главное правило: исключайте из меню все скоропортящиеся продукты и блюда и их чрезмерно экзотические вари анты! Все должно быть безопасным, проверенным. Также, как и для офлайновых мероприятий, учитывайте пре обладающие гендер и возраст участников, а также особые схемы питания: диетические, вегетарианские и т. п.

Упаковывайте

В условиях пандемии максимально актуальной становится индивидуальная упаковка всех угощений. Герметичные боксы для каждого участника повысят безопасность питания на площадке и где-то на природе, и в закрытом помещении. Также приветствуется социально ответственный подход — с упаковкой из переработанных или разлагаемых материалов.

Подумайте об интерактиве

При написании сценария стоит попробовать вписать интерактивный элемент. Например, это могут быть дегустационные сеты, чтобы участники на площадке и в онлайне попробовали что-то общее, послушали советы экспертов, обменялись мнениями в видеоконференции и соцсети — это разнообразит программу, подчеркнет ее гибридность.

Заполняйте перерывы. В программе гибридных ивентов, где нет питания удаленных участников, следует продумать, как гармонично «спрятать» для трансляции паузы кейтеринга. Это можно сделать при помощи уникальных, предназначенных только для онлайна активностей: игровых видео роликов, тестов в приложениях, опросов на страничках в соцсетях и т. п.

Организация работы

Даже лучший подбор блюд и оптимальное для гибридных мероприятий включение питания в программу потеряют свое значение, если кейтеринг будет организован неправильно. Потому необходимо детально продумать выбор кейтеринг-агентства и взаимодействие с ним как до события, так и на площадках:

Изучите портфолио

Для обеспечения питания ивентов важен опыт — это аксиома. Для «гибрида» это важно вдвойне. Узнайте, работала ли компания на таких мероприятиях, готова ли к кейтерингу одновременно на нескольких локациях, есть ли филиалы в иных городах, может ли оперативно доставить кейтеринг-боксы и т. п. В идеале можно запросить краткий тест услуги.

Предоставьте максимум информации

Еще в обсуждении коммерческих предложений передайте как можно больше данных: дата, время гибридного мероприятия, расположение площадок, количество «питаемых» участников в офлайне и онлайне, формат, пожелания по блюдам — это позволит точнее рассчитать бюджет и заранее учесть многие организационные моменты.

Детализируйте меню. Данный совет универсален и для традиционных, и для онлайновых, и для смешанных про грамм: обсуждайте все детали меню, конкретизируйте количество и раз мер порций и напитков, прописывайте их в договоре — это убережет от недоразумений в будущем. Кстати, помните о достаточном запасе продуктов: тут лучше легкий перебор, чем недобор…

Узнайте об обеспечении

Кейтеринг-агентство — не только еда и повара. Для более комфортной и слаженной организации питания на площадке и за ее пределом требуются упаковка для еды или посуда, специализированное оборудование (вроде мобильных мангалов, грилей и т. п.), транспорт для их перевозки, официанты, курьеры — уточните о наличии подобных «пунктов».

Создайте общий стиль

Как и во многих других разделах при обсуждении организации гибридного мероприятия, стоит продумать единый дизайн. Это касается упаковки питания, сервировки столов, костюмов официантов и т. п. Будет хорошо, если все это будет сочетаться с декором площадки, онлайн-трансляции, приложений — это подчеркнет взаимосвязь таких элементов.

Позаботьтесь о безопасности

На «живых» локациях нужно обеспечить максимум эпидемиологических стандартов. Если это банкет, продумывайте рассадку с пропуском стульев; если фуршет — трафик вдоль стола, который бы минимизировал скопления участников. Обозначьте на полу напоминания о нормах социальной дистанции и расставьте на столах антисептики.

Работайте с персоналом

Каждый задействованный в гибридном ивенте сотрудник должен понимать особенности таких программ — в этом поможет инструктаж. Также подготовьте для всех средства индивидуальной защиты и организуйте температурный скрининг или даже экспресс-тесты. А еще не забудьте… о питании персонала: от режиссеров и артистов до официантов. Продолжение статьи читайте по ссылке