Онлайн? Офлайн? Гибрид! Как сделать классное гибридное мероприятие: часть 2

Техническое сопровождение

Для гибридных мероприятий тема оснащения крайне сложна. Ведь для подобного формата требуется максимальное количество техники, причем как универсальной, так и специфической, под узкие задачи, которые могут быть не востребованы ни в онлайн-, ни в офлайн-событиях. К тому же надо понимать, что для сопровождения в этом случае нужно больше технического персонала — и более вдумчивый подход к организации работы. Все это заставляет разбить вопрос обеспечения гибридных ивентов оборудованием на два направления: техника и процессы.

Оборудование

Каждая задействованная в гибридной программе площадка должна иметь полный набор оснащения из списка ниже. Только так можно обеспечивать по-настоящему высокий уровень вовлечения реально всех участников, чтобы никто не чувствовал себя «на обочине», понимал, что он не просто зритель, а полноправный актёр — то есть постоянно на связи со всеми и может повлиять на ход мероприятия. Поэтому уделите пристальное внимание следующим основным пунктам:

Интернет-канал

Основа основ — высокоскоростная и стабильная онлайн связь. Без нее гибридное мероприятие просто потеряет смысл. Говорить о точных параметрах канала сложно, тут все зависит от формата и концепции ивента и количества участников. Где-то хватит скорости в 50 Мб/с, а где-то и 1 Гб/с будет мало — это следует индивидуально оценивать и тестировать.

Wi-Fi

Нужно убедиться, что на площадке существует или есть возможность для создания качественной беспроводной сети: с максимальным покрытием бесшовного типа, чтобы не было обрыва трансляций при переподключении гаджета во время движения пользователей по территории. В идеале нужно иметь несколько независимых сетей: для участников и для сопровождения.

Монтажное и трансляционное оборудование

Может казаться, что мы забегаем наперед — до обсуждения техники, которая «создает» контент для монтажа и трансляции. Однако об этом оснащении и его мощности следует думать сразу же. Иначе оно может быть «бутылочным горлышком», которое затормозит создание и передачу продукта в режиме реального времени.

Видеоизображение

Полноценные видеоэкраны, отдельные LCD-панели и проекторы — выбор конкретного способа выведения картинки определяется масштабом площадки и вашим бюджетом. Важнее помнить: их количество и размеры должны быть достаточными для комфортного просмотра с любой точки. И не забудьте об IP-защите такой техники на открытых площадках.

Съемочная техника

Чем больше вариаций, тем лучше: видеокамеры на штативах и кранах, фотоаппараты со стедикамами, дроны, экшн-камеры на подвижных объектах — это не про сто сделает картинку разнообразнее, но и усилит эффект присутствия для уда ленных участников. Снимайте минимум в HD, а лучше FullHD или 4K (но не стоит без нужды завышать разрешение).

Свет

С осветительными приборами в «гибридах» ситуация двойственная. С одной стороны, чтобы снимаемое и передаваемое изображение было по-настоящему эффектным, света нужно много. С другой, избыток освещения создает дискомфорт для присутствующих зрителей. Просчитывайте, какую технику использовать и где ее ставить для сбалансированного решения.

Звук

Как и в случае с «чистыми» онлайн-ивентами, нужно отметить: аудио играет особую, в чем-то даже более важную роль, чем видео. Не секрет, что многие удаленные участники впитывают контент программ в фоне, чисто на слух. Поэтому проблемы с переда чей разборчивой речи через микрофоны и акустические системы отразятся на уровне восприятия всей информации.

Нестандартная техника

Описываемое выше оборудование — во многом привычно и для офлайн-, и для онлайн-мероприятий. Но гибридная природа позволяет создавать уникальные активности, где могут использоваться VR-шлемы, индивидуально выдаваемые планшеты со специально загруженным кон тентом или приложениями, пульты для голосований и многое другое.

Специфический реквизит

В зависимости от сути и формата программы локацию надо оснащать специализированным инвентарем. На презентации это могут быть суфлеры для докладчиков или конвейеры для перемещения представляемого продукта, на кулинарном мастер-классе кухонная утварь и техника, на развлекательном корпоративе — дым-машина и лазерное шоу.

Согласование с выступающими

Если будущее гибридное мероприятие предполагает выступления артистов, необходимо обязательно свериться с их техническим райдером. Это дает возможность обеспечить им наилучшие условия создания шоу и при этом заранее найти компромиссы там, где есть вызванные необходимостью онлайн-трансляции особые требования.

Организация работы

На первый взгляд, процессы технического оборудования площадок под гибридные мероприятия мало отличимы от более привычных офлайновых. Отчасти это так, и за счет этого можно в чем-то ускорить и упростить данную работу. Но есть и своя специфика, которую добавляет онлайновая часть. Потому чтобы проведения этих программ шло четко по плану и оставляло после себя положительные эмоции, вы должны продумать такие этапы подготовки и организации ивента:

Оценка объекта

Группа из технических специалистов обязана приехать заранее на локацию, чтобы осмотреть ее, замерить все размеры, проверить коммуникации, интернет и т. п. Благо даря этому они смогут подобрать тип и модели оборудования, рассчитать их количество и спрогнозировать бюджет оснащения — причем желательно в нескольких вариациях для заказчика.

Разработка проекта

Первоначальный, одобренный план ляжет в основу детализированной проектной документации. Причем на ее основе в идеале следует создать 3D-макет мероприятия. Дело в том, что застройка объекта может быть очень масштабной и «съедать» часть пространства или мешать съемке. Визуализация же позволит вам понять, как все будет выглядеть.

Монтаж оборудования

Разгрузка, подъем всей техники, застройка сцены, развешивание оснащения, установка пультовой, настройка — это занимает много времени. И следует договориться с площадкой, чтобы они пустили на монтаж как можно раньше: хотя бы ночью или днем ранее. Минимум за час до начала все должно быть расставлено, настроено, проверено и включено.

Подстраховка

Нужно предугадывать форс-мажоры. В первую очередь, за каждое из направлений (связь, аудио, видео и т. п.) должны отвечать свои специалисты. Во‑вторых, надо убедиться в наличии запасных деталей для техники и расходных материалах, а в отдельных случаях — еще и об особом оборудовании (вроде автономного генератора на открытой площадке).

Синхронизация персонала

Если техническая команда гибридного ивента состоит из сотрудников разных субподрядчиков (что вполне ожидаемо при разноплановой структуре мероприятия), стоит заранее познакомить их друг с другом, разграничить сферы ответственности и выстроить эффективную коммуникацию — а затем еще обеспечить постоянный, надежный контроль.

Интерактивное наполнение

Один из самых популярных трендов в event-индустрии послед них лет, добавление в программы элементов интерактива, отлично соответствует характеру гибридных мероприятий. Причем лучше всего интерактивное наполнение проявляется в виде так называемой иммерсивности, пришедшей из мира современных театральных перфомансов. Но чтобы для «гибрида» этот прием сработал в полной мере, стоит тщательно выстроить работу как на уровне разработки сценария, так и в способах взаимодействия участников и на площадках, и между ними. Потому наш рассказ о внедрении иммерсива в гибридные ивенты стоит разделить на две части.

Проработка программы

Для начала необходимо раскрыть, что представляет собой иммерсив как таковой. Он позаимствован из иммерсивного театра, где актеры постоянно вовлекают в действие зрителей и заставляют их влиять на развитие сюжета. Фактически для участников это представление превращается в своеобразную игру с погружением в атмосферу выдуманного мира и непредсказуемым финалом. Как показал опыт, с иммерсивностью, меняющей способ восприятия проис ходящего, можно создавать не просто яркие, необычные шоу, а и эффективные бизнес-программы различной природы: от корпоративов до тимбилдингов, в офлайне, онлайне — и их симбиозе. Но чтобы иммерсивность на гибрид ном мероприятии действительно раскрылась, рекомендуется учесть ряд несложных правил еще на уровне сценария события:

Опирайтесь на формат

При внедрении иммерсивного интерактива вам нужно ориентироваться на тип мероприятия и его концепцию. Праздничный корпоратив в большей мере требует инфотейнмента, «развекательности» в таком включении зрителей; а тимбилдинг — геймификации, акцента на игре, причем командной. Имеет значение количество задействованных в событии площадок, наличие отдельных зрителей на «удаленке» в home office и т. п.

Внедрите реальный интерактив

Зрители должны иметь возможность в полной мере влиять на происходящее вокруг них, по-настоящему изменять ход событий. Это требует более вдумчивой проработки всех потенциальных сюжетных нитей, но такая работа с лихвой окупится. Видя полноценность отведенной им роли, а не имитацию или минимальное погружение в такую программу, участники будут гораздо активнее вовлекаться в мероприятие.

Не перегружайте

Очень важно найти правильный баланс между участием и созерцанием. Иммерсивность нужна, но если ее будет слишком много, то такой ивент фактически ста нет каким-то квестом. Сам по себе такой формат не плохой, однако он используется с другими целями и создается по другим лекалам. А переизбыток интерактива может начать утомлять участников, и они вскоре потеряют серьезный интерес к происходящему вокруг них.

Сменяйте активности

Чтобы под держать высокий уровень вовлечения, следует предусмотреть блочность про граммы с регулярным чередованием аттракционов. По опыту, оптимальная длительность каждого иммерсивного элемента: 15–20 минут. После этого нужен пассивный блок для отдыха, а за ним новый интерактивный другого типа (благо что современные технологии, используемые в гибридных мероприятиях, предоставят максимум выбора).

Помните об истинных целях

Иммерсивность, как и любой тип креатива, не должна применяться чисто ради самой себя. Каждая внедренная вами в сценарий интерактивная активность должна помогать решать ту или иную задачу: повышать вовлечение, усиливать командообразование или навыки мозгового штурма, раскрывать творческий потенциал участников, улучшать восприятие новой, презентуемой в ходе ивента информации и т. п.

Внедрение в гибридные мероприятия

Вышеперечисленные пункты во многом универсальны для иммерсива независимо от формата программы. Но чтобы в «гибриде» она заиграли всеми красками, надо обратить внимание на еще несколько важных факторов:

Качественно освещайте происходящее

На гибридных ивентах часть из аудитории является зрителями в полном смысле слов — не присутствуют на месте событий, а смотрят со стороны. Поэтому важно сделать при съемке и трансляции на экраны и в сеть акценты на том, что в действие включаются такие же участники, а не подготовленные артисты. Без этого будет утрачен эффект интерактива, и программа покажется обычным постановочным шоу.

Вовлекайте другие площадки

Выйти на следующий уровень иммерсива — это привлечь участников по ту сторону экрана к происходящему «здесь и сей час». Обращайтесь к ним, подчеркивайте их важность и предоставляйте им различные способы или инструменты для полноценного соучастия — на равных с присутствующими на площадке. Причем это пойдет на пользу не только удаленным зрителям, но и «локальным», усилив чувство единения.

«Перекрещивайте» площадки

Идеальное воплощение иммерсивности в гибридном мероприятии — это сделать возможным взаимное влияние на ход событий на всех площадках. Для этого можно распределить части сценария между ими всеми (а не сосредоточить на главной, как обычно), включаться в них смогут зрители со всех площадок по очереди. Такой прием потребует особой слаженности проведения, но эффект погружения будет максимален.

Используйте все доступные технологии

Основа основ у интерактива на гибридных ивентах — это телемосты, видеоконференции. С их помощью участники видят друг друга, выражают свое отношение к происходящему и реагируют на элементы иммерсива. Но не ограничивайте ими! Мобильные приложения, соцсети, SMS-голосования и т. п. — они открывают уникальные возможности вовлечения и взаимодействия участников между собой.

Подготовьтесь

Last but not least — за творческой стороной проработки и внедрения иммерсивного сценария в «гибрид» не забудьте об обеспечении. Просчитайте и арендуйте всю требуемую съемочную технику, запустите и протестируйте используемые онлайн-платформы, подготовьте к возможным путям развития интерактивной программы ведущих, актеров и весь про чий задействованный персонал. Так вы гарантируете минимальный риск сбоев.

Ведущий

На любых мероприятиях сложно переоценить роль ведущего, но на гибридных его значимость возрастает минимум вдвое. Ведь он должен выступить как грамотный модератор, тонко чувствующий «реальную» и «виртуальную» публику и в полной мере понимающий гибридность с включениями уда ленных площадок. Поэтому, с одной стороны, следует очень вдумчиво прописать цели ведущего для гибридного мероприятия, а с другой, особо ответственно подойти к его выбору.

Особенности работы

Какой бы специалист ни занимал место ведущего на гибридном ивенте, во многом успешность решения его задач зависит от правильности их постановки. Поэтому в подготовке программы следует учитывать ряд важных моментов:

Проработайте интерактив

Будет ли это корпоративный праздник или тимбилдинг, научная конференция или презентация продукта — во всех этих случаях «гибриду» требуются интерактивные и естественного внедрения в сюжет — это надо прописать в сценарии.

Проведите инструктаж

Недостаточно просто передать ведущему план и тайминг — необходимо раскрыть для него нюансы тех или иных решений, особенно в области современных технологий. Он должен знать, что собой представляет каждый задействованный инструмент и как он работает: будь то чат-бот, тест в приложении или дрон.

Подготовьте бриф

Во многом этот пункт универсален для любых типов мероприятий: и офлайн, и онлайн, и «гибрид». У ведущего должна быть вся необходимая «техническая» информация: дата, время и место события, его длительность, количество задействованных площадок и участников и т. п. — это упростит и повысит уровень его подготовки к работе.

Акцентируйте гибридность

Под черкнуть наличие «живых» площадок и home off ice стоит не только на концептуальном уровне, это надо делать и в мелочах. Например, нельзя забывать обращаться к уда ленным участникам. А еще подумайте об «импровизациях» на случай возможных технических сбоев — чтобы ведущий знал, как «прикрыть» их.

Сократите дистанцию

Одна из ключевых целей организации гибридных мероприятий — обеспечить эффект присутствия, передать атмосферу одной локации на остальные. Для этого нужно приблизить действие к зрителям, а помочь в этом может и ведущий — к примеру, за счет публикации в сторисах в социальных сетях тизеров о подготовке номеров из-за кулис.

«Оснастите» каждую площадку

Нельзя обойтись модератором в одной, центральной локации. Если по плану несколько «живых» площадок, каждая должна получить ведущего. Хотя лучше, если их будет по двое — парность добавляет живости в эфире. Отдельно нужно проработать взаимодействие их всех по сценарию и обеспечить четкую координацию в ходе ивента.

Выделите ведущего в онлайн

Особо масштабные проекты, где должно быть несколько площадок и сотни или тем более тысячи онлайн-участников, нуждаются в модераторе для онлайн-пространства. Он будет вести эфир во время пауз в трансляции и общаться со зрителями — так они не почувствуют себя обделенными или забытыми.

Выстройте коммуникацию для персонала

Для гибридных мероприятий максимально важна слаженная работа единой команды. Поэтому ведущие в нее должны быть заранее вписаны. Для этого необходимо познакомить их с режиссером и их ассистентами, координаторами, операторами, артистами, спикерами и остальными «коллегами».

Не забудьте о безопасности

На всех ивентах гибридного типа нормам защиты от эпидемиологических рисков уделяется особое внимание — и для ведущего это тоже одно из обязательных направлений в работе. В течение программы он должен напоминать о требованиях социальной дистанции и средствах индивидуальной защиты от COVID‑19. 10. Обеспечьте всем необходимым. Профессионал сможет работать только с листком сценария и микрофоном, но все-таки лучше продумать, что еще ему может потребоваться в ходе мероприятия. Это могут быть комната для переодевания, гримирования и отдыха, тематический костюм, различное оборудование, питание, все те же СИЗ и т. п.

Выбор ведущего

Понимание описанных особенностей работы ведущего помогает отбирать среди возможных кандидатов того, кто лучшим образом сможет отвечать мероприятию с гибрид ной составляющей. Причем можно ориентироваться на несколько простых советов по этой теме:

Подбирайте под формат

Корпоратив, промоакция, пресс-конференция, мастер-класс, фестиваль — каждый тип программы имеет свои особенности. Поэтому, как и с традиционными ивентами, лучше подыскать специалистов, которые не раз успешно работали в организовываемом формате.

Изучайте портфолио

В идеале стоит обращаться к ведущим, знакомым с гибридными мероприятиями не понаслышке. Такой опыт позволяет сразу задать некий базисный уровень в обсуждении проекта, сэкономить время и силы. Минимум тут — навыки ведения хотя бы онлайн-мероприятий.

Смотрите видео

Работа перед живой аудиторией и работа в кадре — это две большие разницы. Оцените, как ведущий выглядит на видеокартинке и «любит» ли его камера, умеет ли он подать себя перед объективом и т. п. За счет этого он сможет создать и удержать контакт со всеми участниками.

Ориентируйтесь на аудиторию

Золотое правило: ведущий не должен нравиться вам — он должен нравиться участникам мероприятия. Потому при его выборе надо учесть преобладающие возраст и гендер вашей аудитории — и подобрать специалиста, отвечающего им по стилю и темпераменту.

Общайтесь

Подходящее под проект портфолио, грамотная презентация, видеозаписи с ивентов, где кандидат был ведущим, — это важно и нужно. Но нельзя обойтись без личной встречи. В ходе обсуждения гибридного ивента вы получите полное впечатление о чело веке и его готовности к программе.

Музыкальное сопровождение

Музыка имеет особое значение при проведении любых мероприятий — гибридные ивенты в этом вопросе не исключение. Грамотно выбранное аудиосопровождение сможет дополнить оформление программы, создать нужную атмосферу или стать центральным элементом шоу. Важно только учесть, как музыка будет проявляться в «симбиозе» офлайна и онлайна — и на уровне концепции, и в плане внедрения в сценарий события, и по технической организации музыкального сопровождения.

Концепция аудиодизайна

Чтобы наполнение гибридного мероприятия музыкой достигло своих целей, нужно опираться на ряд основополагающих принципов. Они не зависят от типа ивента: развлекательного, делового, научного, рекламного и т. д. К этим догмам относятся:

Используйте музыку во всех средах

Аудиосопровождение должно быть и на «живых» площадках, и в онлайн-эфире. Причем не стоит думать, будто для удаленных участников хватит про стой трансляции музыки из офлайна — у них должен быть «эксклюзив». Он может проявляться в аудиооформлении приложений, в выгрузке музыкального контента в соцсети и «облака» и т. п.

Разнообразьте инструменты

Музыкальное сопровождение — не только выступления исполнителей или диджеев. В «гибридах», как и в офлайновых ивентах, требуется широчайший ассортимент музыки: фоновые подложки, муззарисовки для перерывов и всевозможные джинглы и отбивки, которые подчеркивают элементы программы (вроде фанфар при награждении).

Обеспечьте высокое качество

Весь передаваемый в сеть аудиоконтент дол жен иметь максимально возможный с точки зрения технологий и канала уровень звучания. Особо это важно для музыки, идущей непосредственно с самих площадок. Только записи и стримы концертного качества позволяют удаленным участникам почувствовать эффект присутствия и погружения.

Правила музыкального сопровождения

Концептуальные принципы являются основой успешного аудиооформления для гибридного мероприятия, хотя к ним стоит добавить чек-лист из десятка простых и полезных советов непосредственно по организации работы в этом направлении:

Продумайте офлайн и онлайн

Еще на стадии разработки сценария надо выделять, какая музыка будет звучать в тех или иных моментах: на каждой площадке, в онлайн-трансляциях, на интернет-платформах, в приложениях, аккаунтах соцсетей и т. д. Надо решить, что будет общим, чтобы объединить ауди тории, а что — раздельным, чтобы принести участникам особый опыт.

Создайте аудиодизайн

Все музыкальное оформление стоит выполнить в одном стиле. Причем такое правило следует воспринимать двойственно. С одной стороны, стилистическая схожесть нужна для выступлений, отбивок и фона — это быстрее задаст определенное настроение. С другой, схожесть требуется в оформлении и офлайна, и онлайна — что усилит их общность.

Пригласите музыкантов на каждую локацию

Если у гибридного ивента запланировано несколько площадок, на каждой из них должен быть хотя бы диджей (а в идеале — свои исполнители или группы). Это в плюс как с точки зрения организации процесса, когда на всех локациях идет отдельная часть программы, так и в плане восприятия уровня мероприятия участниками.

Не забывайте об онлайн-гостях

Не только ведущие либо спикеры должны обращаться к аудиториям с других площадок или участникам, находящимся дома, — это стоит делать и всем музыкантам во время своих выступлений. Для таких «приветов» подойдет не только сама трансляция, а и, к примеру, сторизы в социальных сетях с видом со сцены или из закулисья.

Организуйте взаимосвязь

При наличии нескольких «живых» площадок необходимо запускать перекрестные включения, «делиться» своей музыкой или, допустим, предусмотреть возможность заказать треки для «сосед ней» локации. За счет этого можно подчеркнуть связь, разнообразить сценарий и улучшить имидж гибридного ивента как технически продвинутого.

Делитесь музыкой

В зависимости от формата самого мероприятия и его тематики можно предложить участникам качать отдельные композиции. Это могут быть записи звучащих на корпоративе песен — но в акустическом варианте с репетиции. Или, допустим, фоновая для гибридной презентации продукта мелодия в коротком виде — для установки на рингтон.

Вычислите очередность

Если говорить о концерте в рамках «гибрида», то важно выстроить порядок выступлений. Как правило, у нас практикуют от «разгорева» в виде диджея или кавер группы к «звездам», но это не всегда оправдано. Стоит попробовать схему от низкотемповых к высокотемповым: с переходом от медленных треков в начале к более зажигательным в конце.

Заполняйте технические паузы

На реальных площадках периодически требуются перерывы для перенастройки оборудования и смены декораций. В онлайне их легко «закрыть» уникальным аудиоконтентом: музыкальными тизерами готовящейся части, нарезкой из прошлого фрагмента программы или, допустим, квизом в стиле «угадай мелодию» на базе приложения.

Подготовьте базу

Этот совет универсален в организации музыкального сопровождения всех типов ивентов, но для гибридных его стоит повторить дважды. Заранее выставьте и настройте всю аппаратуру, протестируйте технологии трансляции музыки в онлайн, проведите саундчеки для артистов — причем последними настраиваются те, кто будут выступать первыми.

Выстраивайте коммуникацию

Музыканты, диджеи, ведущие, звуковики, режиссеры — все они должны действовать слаженно, знать связанные с ними сценарные решения и спец ифику «гибрида». А потому надо про вести репетиции и удостовериться в четком понимании стоящих задач и умении действовать сообща на мероприятии на стыке офлайна и онлайна. Продолжение статьи читайте по ссылке

Свяжитесь с нами

Нажимая кнопку «Отправить сообщение», Вы соглашаетесь с Пользовательским соглашением на хранение и обработку персональных данных

Ваше сообщение успешно отправлено. Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время.

Спасибо за ваш заказ

Менеджер свяжется с Вами
в течении 5 минут!

Закрыть