Как выбрать подрядчика для проведения корпоратива?

Самостоятельно организовать успешное корпоративное мероприятие можно, но – сложно. Ведь необходимо обдумать буквально все: от программы до трансфера и фотосъемки. Поэтому более рациональным будет обратиться за помощью к тем, у кого в этом деле больше опыта и знаний – то есть в event-агентство. Однако сама по себе работа подрядчика не является гарантией результативности корпоратива! Чтобы совместный отдых коллег был интересен для участников и эффективен для бизнеса, выбирать такую компанию нужно вдумчиво и внимательно.

Что нужно узнать при знакомстве с ивент-агентством?

Оценка event-агентства должна быть комплексной. Для этого стоит найти ответы на множество вопросов. Но ключевых среди них по сути всего лишь 10:

1. Как давно работает компания?

Это первое, что надо узнать. Ведь подрядчик, который вышел на рынок только год назад, вряд ли может сравниться по качеству с конкурентом, работающим в такой сфере уже 10 лет. У него нет необходимых практических навыков и наработок. Но, справедливости ради, тут есть один нюанс. Само по себе агентство может быть и недавно открывшимся, но собранная команда может обладать уже и достаточным опытом, накопленным в других компаниях. Такие моменты легко уточнить сразу.

2. Какие мероприятия организовывал подрядчик?

Опыт опыту рознь. Одни по 15-20 лет проводят типовые корпоративы с застольем и ведущим на 30-40 человек, а другие – за год организуют десяток разноплановых по сути программ: и интеллектуальный тимбилдинг, и корпоративную спартакиаду, и новогодний праздник, и тематическую вечеринку, и многое другое. Поэтому надо выяснить, чем именно занимается ивент-агентство, какие мероприятия проводит, какие типы программ выделяет, насколько обширно портфолио как таковое и т.п.

3. Кто входит в штат агентства?

Специфика event-бизнеса такова, что нередко «агентство» – это пара человек, а остальных сотрудников нанимают под конкретный проект. Конечно, обычно такая компания старается работать с одними и теми уже проверенными исполнителями, но это все равно не сравнить с полноценным, сформировавшимся коллективом, в котором есть разноплановые специалисты: сценаристы, логисты, режиссеры и т.п. Обычно такая команда – серьезный залог слаженности подготовки мероприятия.

4. С какими субподрядчиками работает компания?

Сколько сотрудников ни включает штат event-агентства, все равно без сторонней помощи во многих ситуациях ни одна компания не обойдется. Для одних программ понадобятся аниматоры, для других музыканты, для третьих повара и официанты, для четвертых водители автобусов, а для пятых – операторы дронов. Поэтому тут нужно разобраться, есть ли у подрядчика наработанные связи с субподрядчиками – и способен ли он качественно координировать их работу на мероприятии.

5. Как компания готовит сценарий программы?

Вариантов в данном случае два: берет уже готовый план либо создает его с нуля. Оба подхода имеют свои плюсы. Шаблонный сценарий позволит сократить время на организацию мероприятия, ведь его нужно лишь слегка адаптировать под вашу компанию. Да и цена у решения обычно весьма привлекательная. А оригинальный сценарий обойдется заметно дороже, плюс о нем нужно позаботиться заранее. Но это с лихвой компенсируется возможностью учесть все-все ваши пожелания.

6. Какова загрузка event-агентства?

Большое количество корпоративных мероприятий в разработке говорит о высоком спросе на услуги компании. Что в свою очередь намекает и на качество ее работы – это плюс. Однако это и минус. Если штатные сотрудники подрядчика загружены, то планировать организацию праздника в вашей компании необходимо как можно раньше. Поэтому уточняйте, какие сроки закладывает агентство на подготовку – и иногда лучше поискать иного подрядчика, чем не уложиться во временные рамки или же потерять в качестве проекта из-за недостатка внимания к нему со стороны исполнителя.

7. Готов ли исполнитель к выездным программам?

Проходящие где-то за городом, на природе, вообще в другой стране корпоративы – повод для отдельной беседы, так много деталей учитывают при их организации. Потому готовность ивент-агентства к работе на выезде является показателем его серьезного, комплексного подхода. И чем шире будет «география» у мероприятий, проводимых подрядчиком, тем лучше. Даже если вы не собираетесь отправлять в Австралию на отдых сотрудников, такая опция – важный маркер оценки компании.

8. Как организована работа с заказчиком?

В этом вопросе значение имеет буквально все. Как заключается договор на услуги агентства и какие в нем прописаны права и обязанности заказчика и исполнителя? Предполагается ли выделение на проект персонального менеджера для решения возникающих у вас вопросов? Предусмотрена ли возможность внесения правок в те или иные моменты уже по ходу подготовки корпоратива? Будут ли специалисты подрядчика присутствовать на самом мероприятии? Уточните подобные детали.

9. Какое впечатление производит сервис?

Как в случае с выбором ведущего на корпоратив, всегда присматривайтесь к тому, как работает агентство на базовом уровне взаимодействия. Вежливый персонал и готовность к диалогу, пунктуальность во время встреч и оперативность реакции на ваши запросы, качество подготовки презентаций и открытость – все это позволяет вам составить достаточно корректную картину о принципах подрядчика. Если что-то не устраивает уже при первых контактах, скорее всего, это сохранится позднее.

10. Сколько стоят услуги агентства?

Рекомендация простая: крайности в вопросе цены должны насторожить. Чудес не бывает, излишне доступные прайсы – повод задуматься, на чем ваши подрядчики собираются экономить в организации корпоратива. Но и самая высокая стоимость не гарантирует качества… Потому лучше ориентироваться на правило: серьезное, успешное event-агентство вряд ли демпингует, но и «планку не задирает» – ведь оно тщательно выстраивает работу и внутри компании, и с субподрядчиками.

Как видите, план оценки подрядчика для проведения корпоративных программ, не так уж и сложен. Если грамотно построить общение с агентствами, то выбор будет вполне простым. Хотя можно сделать его еще проще! Для этого достаточно лишь обратиться в Лабораторию полного цикла Mosevent группы компаний НТС. У нас есть все необходимое, чтобы организовать корпоратив любого уровня сложности и в любой точке планеты – убедитесь в этом прямо сейчас!