Как выбрать банкетный зал для корпоративных мероприятий?

Будь то фуршет для пары десятков сотрудников компании или крупномасштабный корпоратив с угощением и развлекательной шоу-программой на 1000 человек, едва ли не в первую очередь стоит определиться с локацией такого мероприятия. Ведь грамотно подобранное место обеспечит настоящий комфорт для участников. Это в свою очередь позволит вам добиться с помощью подобного события многих поставленных целей. Значит, нужно понимать, как правильно выбирать банкетный зал для корпоратива!

Чтобы вам было проще, в оценке площадки для корпоративного банкета следуйте подготовленному нами пошаговому сценарию:

1. Определитесь с форматом мероприятия. Банкетный зал должен быть в полной мере соответствующим событию и его аудитории. Если у вас план провести корпоратив, к примеру, в виде капустника, то не следует выбирать локацию, где нет сцены в зале или хотя бы возможностей ее обустройства. Также сопоставьте уровень самого заведения и участников. Если событие готовится для топ-менеджеров компании, место должно быть высшего либо близкого к нему класса.
2. Оцените размеры помещения. Зал требуется вместительный – причем не просто для заданного количества людей, а еще для размещения столов и стульев согласно задуманной рассадке, сцены, танцпола, перемещения между участниками ведущего и т.п. При этом старайтесь соблюсти в таком вопросе меру. С одной стороны, маленькое помещение испортит ощущение праздника теснотой. С другой, и излишне большой зал не годится: он не позволит сотрудникам расслабиться и почувствовать себя комфортно.
3. Уточните информацию о дополнительных помещениях. Если планируется активная программа, основного зала вам будет недостаточно. Например, для капустника с участием сотрудников нужна хоть небольшая комната, где участники смогут быстро переодеться без посторонних глаз. А если на корпоратив приглашены артисты, то им нужны гримерки, в которых они подготовятся для выхода – и чем значимей масштаб «звезды», тем большее помещение необходимо.
4. Узнайте о других залах. Если ресторан имеет один зал, то проблем нет: фактически заведение будет забронировано под ваш коллектив. Но когда в заведении несколько банкетных залов, поинтересуйтесь, как они работают: свободны или же арендованы на назначенную дату, далеко ли от «вашего» помещения, обустроена ли между ними надежная шумоизоляция, предусмотрены ли отдельные площадки для курильщиков и т.п. Эти детали помогут понять, не помешают ли друг другу параллельные мероприятия.
5. Подумайте о трансфере. Вне зависимости от того, будут ли участники добираться на корпоратив централизованно или самостоятельно, дорога не должна отнять у них много времени и сил. Оцените, далеко ли расположена локация от станции метро и центральных автомагистралей. Не помешает и паркинг для машин сотрудников. Если будет организована доставка людей на крупногабаритном транспорте (автобус, лимузин и т.п.), узнайте, проедут ли они к месту событий и развернутся ли в конечной точке.
6. Обратите внимание на дизайн. Внешний вид здания и его интерьер должны быть привлекательны и, что важнее, соответствовать и стилистике, и формату корпоратива. Конечно, ситуацию можно корректировать декором. Но надо учесть два момента. Во-первых, на событийное оформление зала вряд ли рационально потратить много усилий и финансов – все-таки лучше работать минимальными штрихами. Во-вторых, порой есть ограничения для декорирования помещения – об этом моменте спросите заранее.
7. Убедитесь в оснащенности зала. Обязательно нужно уточнить, что есть в заведении для организации корпоративного праздника – причем речь идет буквально о каждой детали, вплоть до сервировки. А начинайте со столов: имеют значение их количество, форма и размер. Также оцените освещение и кондиционирование – достаточны ли они по мощности. Что же касается аудио- и видеооборудования, то нужно или наличие этой техники заданного класса, или же возможности ее надежного подключения.
8. Продумайте меню. Если организуемый корпоратив не будет нести какого-либо яркого этнического колорита, то вряд ли стоит привязываться к какой-то национальной кухне – лучше выбрать универсальное европейское меню. Но узнайте, готовы ли повара приготовить диетические или вегетарианские варианты, а также детские блюда (если формат мероприятия предполагает участие семей сотрудников). И разумеется, помните об алкоголе – это традиционный вопрос для любого банкетного зала.
9. Позаботьтесь о сервисе. Тему обслуживающего персонала раскроем с нескольких сторон. Во-первых, убедитесь, что его достаточно для вашего количества участников. Во-вторых, выясните, входит их оплата в цену услуг банкетного зала или нет. В-третьих, помните: сервис вам обеспечивают не только официанты и бармены, а осветители, звукотехники, уборщики и т.д. Кстати, музыканты и диджеи у заведений бывают «свои» – и нередко их или берут «в комплекте», или отдельно платят, чтобы пригласить других.
10. Проясните время работы. У каждого заведения собственное расписание – как для обычной работы, так и для аренды зала для корпоратива. Потому важно убедиться, что закроется оно не раньше окончания программы. При этом в данном вопросе тоже есть подводные камни. Например, ресторан может в нужные вам часы еще работать, а вот кухня или обслуживающий персонал – уже нет. В такой ситуации лучше уточнить нюансы и, если предполагается сверхурочная работа людей, узнать ее стоимость.
11. Выясните «дымовые» детали. Огонь и дым – специфическая тематика для большинства банкетных залов, сдаваемых в аренду. Причем она еще и многоплановая. Например, важно узнать о местах для курения для гостей – удобно ли расположены, достаточны ли по размеру, имеют ли прикрытие на случай осадков и т.п. А если программой предусмотрены еще и фаер-шоу, бенгальские огни и тем более фейерверк на улице, следует получить на это отдельное разрешение у владельцев площадки.
12. Пропишите схему сотрудничества. Очень важно оговорить все нюансы работы с заведением. Сколько стоят услуги, из чего складывается конечная цена? Какая форма оплаты и каков размер предоплаты? Есть ли договор и как в нем описана ответственность сторон в случае невыполнения тех либо иных пунктов? Фиксируется ли цена или она может измениться? Ответы на эти вопросы помогут вам обезопаситься от срывов сроков, неправильного толкования условий и банального вымогательства, когда уже нет времени искать другую площадку и приходится платить сверх оговоренного.
13. Сравнивайте! Когда вы определитесь с базовыми запросами и бюджетом мероприятия, выберите 3-5 банкетных залов – и внимательно сравните их. Также стоит пользоваться «помощью зала»: отзывов в интернете сегодня достаточно на каждое серьезное заведение. А еще вы можете обратиться к профессионалам – в Лабораторию полного цикла Mosevent группы компаний НТС. Мы поможем выбрать банкетный зал для корпоратива, а также комплексно решить все вопросы организации такого события!

А вместо постскриптума еще один совет: помните о сроках! Искать помещение на корпоративную программу необходимо заранее, хотя бы за 1-2 месяца. А если же речь о мероприятии, приуроченному к Новому году, 8 марта и иным календарным датам, то заниматься вопросом банкетного зала стоит за 3-6 месяцев. Тогда у вас будет максимум выбора и уверенности, что вы найдете именно то, что нужно!