Почему не стоит самостоятельно организовывать корпоратив?

При планировании корпоративов во многих компаниях первым возникает вопрос: обратиться ли за помощью к организатору в виде event-агентства – или можно при проведении таких мероприятий обойтись своими силами? Однако сделать столь ответственный выбор возможно лишь при одном условии: если вы осознаете все сложности самостоятельной организации мероприятия. Исходя из нашей практики, мы выделили топ-10 самых распространенных трудностей при отказе от профессиональной поддержки.

Постановка целей

Любой корпоративный праздник должен выполнять определенные задачи. И речь не об абстрактном «хорошо отдохнуть сотрудникам в нерабочее время» – даже отдых коллектива должен быть инструментом бизнеса. А для этого вам надо четко понять, чего вы хотите добиться с его помощью: улучшить взаимодействие людей в команде, повысить их мотивацию, изменить имидж компании в их глазах и т.п. А эти цели определяются на основе качественной оценки коллектива и выявления в нем слабых мест. Сделать это сложно порой даже штатным HR-специалистам, а ошибка на этой стадии перечеркнет все дальнейшие усилия.

Разработка концепции

Даже грамотно выбранную цель не достигнуть если инструменты реализации подобраны некорректно. А они выражаются прежде всего в идее мероприятия: от формата до тематики. Тут есть ряд сложностей. Первая: соответствие концепции коллективу – воспримет ли он ее, вызовет ли программа у людей интерес в принципе. Вторая: сценарий. Он нужен насыщенный, но без перебора, активности следует чередовать с отдыхом, и желательно разнообразие, чтобы каждый нашел занятие себе по душе. Если это не учесть, корпоратив может оказаться скучным, утомительным или вообще перерасти в безыдейное застолье.

Распределение обязанностей

Если разговор не касается скромных мероприятий буквально на 10-15 человек, то объем подготовительной работы таков, что справиться с ним одному специалисту в штате компании практически невозможно. Потому необходимо разделять, кто за что отвечает: один сотрудник пишет сценарий, другой бронирует ресторан, третий приглашает артистов и т.п. Такая ситуация грозит сразу несколькими рисками. Во-первых, надо убедиться, что их взаимодействие выстроено, есть четкая иерархия, кто кому отдает поручения и кто кого контролирует. Во-вторых, банально может не хватать рук, и кто-то будет перегружен задачами.

Потери рабочего времени

Этот пункт по своей сути неразрывно связан с прошлым. Хорошо, если в компании работает несколько десятков или сотен разноплановых специалистов, каждый из которых способен выделять каждый день 20-30 минут на подготовку своей части корпоратива. Но такая ситуация – редкость. И чаще всего на плечи ответственных за мероприятие сотрудников ложится слишком много забот. А это в свою очередь приводит к уменьшению времени на выполнение ими основных обязанностей. Что негативно отражается на качестве их работы и может означать вполне реальные потери для бизнеса в целом.

Невнимательность к мелочам

Опыт – это не просто время, это реальные знания о незаметных на первый взгляд нюансах. Достаточно ли просторно помещение для заданного количества людей? Есть ли нормальная вентиляция, место для танцев, неформальных переговоров? Какой автобус выбрать для трансфера? Какое количество еды и напитков, в том числе алкогольных, требуется для такого формата и как быстро нужно проводить смену блюд? Сколько заказывать биотуалетов и тентов от солнца для выездного мероприятия на природе? И таких вопросов еще сотни! А неправильные ответы на них могут в разы снизить комфорт для участников и испортить общее впечатление от мероприятия.

Работа с разными подрядчиками

Все описанные в прошлом пункте вопросы могут решать исполнители конкретной услуги, однако взаимодействие с ними грозит несколькими рисками. Прежде всего вам придется потратить много усилий на выбор подрядчиков для каждого задания – от оформления ресторана до фотосъемки тимбилдинга. Ведь по каждому такому направлению придется отбирать несколько компаний, запрашивать предложение, сравнивать цены, а затем и контролировать подготовку выбранных исполнителей. Плюс нередко требуется наладить еще их совместную работу и разделить сферы ответственности – что не всегда возможно.

Тайминг

Время - это не только деньги, а и одна из основ четкой организации корпоративных мероприятий. При этом понятие тайминга в этом процессе необходимо разделять. Во-первых, важно грамотно распределить время на подготовку самой программы, выделив крайние сроки по каждому пункту: написание сценария, поиск площадки, подбор команды аниматоров, покупка для участников билетов на самолет и поезд и т.п. Во-вторых, надо детализировать по времени каждый элемент в сценарии: от выступления руководства до фейерверка. Без должного опыта оценки этого легко сорвать сроки подготовки, а в самом мероприятии нарушить последовательность и динамику действий.

Контроль корпоратива

Даже грамотно спроектированная программа может быть безнадежно испорчена, если в ее ходе что-то пойдет не так, как задумано. Поэтому нельзя расслабляться до завершения корпоратива – следует контролировать все: от обслуживающего персонала до безопасности любых активностей. Для этого нужен как опыт, так и время. При этом объемы работы настолько внушительны, что говорить об отдыхе ответственного за нее сотрудника компании вряд ли можно… К тому же уже после завершения мероприятия нужно провести анализ ее результатов по достижению целей – что тоже требует квалификации и времени.

Прогноз бюджета

Ситуация с оценкой стоимости услуг в отдельности и всего корпоратива в целом в полной мере аналогична оценке времени или отдельных исполнителей – лишь за счет опыта такое прогнозирование может быть корректным. Поэтому очень важно ориентироваться в ценах на рынке и знать подводные камни, когда кроме базовых прайсов есть дополнительные траты. Последние часто, что называется, написаны мелким шрифтом и всплывают порой чуть ли не за полчаса до начала программы. Это грозит не только неожиданным ростом бюджета, а и повышением вероятности невыполнения какого-либо элемента праздника компании.

Высокие цены

Одна из главных причин попыток организации корпоративов своими руками – это желание сэкономить. Оно абсолютно логично и оправдано, но экономия выходит в ряде случаев мнимой. Ведь при разовом обращении к подрядчику вряд ли удастся получить более-менее серьезную скидку на его услуги – цена будет полной. А вот у крупных и опытных event-агентств всегда есть прочные партнерские отношения с исполнителями самого разного профиля. Потому для них действуют совершенно иные, более выгодные прайсы. А значит, вы либо экономите часть бюджета, либо за те же деньги получаете профессиональную ивент-поддержку.

Учитывая данный перечень, вывод напрашивается сам: в большинстве ситуаций самостоятельная организация и проведение корпоративного мероприятия вряд ли оправданны. Правда, обращение за помощью в стороннюю компанию само по себе не гарантирует результата, оценивать единого подрядчика следует также внимательно. Поэтому стоит выбрать проверенного исполнителя – Лабораторию полного цикла Mosevent группы компаний НТС. Наш обширный штат специалистов в разных сферах, опыт работы с 2005 года, собственная лицензия туроператора и налаженные отношения с партнерами по всему миру обеспечивают стабильный и эффективный результат – и, конечно, по привлекательной для вас цене. С нами действительно удобнее и проще!