Почему не стоит самостоятельно организовывать корпоратив?

При планировании корпоративов во многих компаниях первым возникает вопрос: обратиться ли за помощью к организатору в виде event-агентства – или можно при проведении таких мероприятий обойтись своими силами? Однако сделать столь ответственный выбор возможно лишь при одном условии: если вы осознаете все сложности самостоятельной организации мероприятия. Исходя из нашей практики, мы выделили топ-10 самых распространенных трудностей при отказе от профессиональной поддержки.

Постановка целей

Любой корпоративный праздник должен выполнять определенные задачи. И речь не об абстрактном «хорошо отдохнуть сотрудникам в нерабочее время» – даже отдых коллектива должен быть инструментом бизнеса. А для этого вам надо четко понять, чего вы хотите добиться с его помощью: улучшить взаимодействие людей в команде, повысить их мотивацию, изменить имидж компании в их глазах и т.п. А эти цели определяются на основе качественной оценки коллектива и выявления в нем слабых мест. Сделать это сложно порой даже штатным HR-специалистам, а ошибка на этой стадии перечеркнет все дальнейшие усилия.

Почему не стоит самостоятельно организовывать корпоратив
Почему не стоит самостоятельно организовывать корпоратив

Разработка концепции

Даже грамотно выбранную цель не достигнуть если инструменты реализации подобраны некорректно. А они выражаются прежде всего в идее мероприятия: от формата до тематики. Тут есть ряд сложностей. Первая: соответствие концепции коллективу – воспримет ли он ее, вызовет ли программа у людей интерес в принципе. Вторая: сценарий. Он нужен насыщенный, но без перебора, активности следует чередовать с отдыхом, и желательно разнообразие, чтобы каждый нашел занятие себе по душе. Если это не учесть, корпоратив может оказаться скучным, утомительным или вообще перерасти в безыдейное застолье.

Почему не стоит самостоятельно организовывать корпоратив
Почему не стоит самостоятельно организовывать корпоратив

Распределение обязанностей

Если разговор не касается скромных мероприятий буквально на 10-15 человек, то объем подготовительной работы таков, что справиться с ним одному специалисту в штате компании практически невозможно. Потому необходимо разделять, кто за что отвечает: один сотрудник пишет сценарий, другой бронирует ресторан, третий приглашает артистов и т.п. Такая ситуация грозит сразу несколькими рисками. Во-первых, надо убедиться, что их взаимодействие выстроено, есть четкая иерархия, кто кому отдает поручения и кто кого контролирует. Во-вторых, банально может не хватать рук, и кто-то будет перегружен задачами.

Почему не стоит самостоятельно организовывать корпоратив
Почему не стоит самостоятельно организовывать корпоратив

Потери рабочего времени

Этот пункт по своей сути неразрывно связан с прошлым. Хорошо, если в компании работает несколько десятков или сотен разноплановых специалистов, каждый из которых способен выделять каждый день 20-30 минут на подготовку своей части корпоратива. Но такая ситуация – редкость. И чаще всего на плечи ответственных за мероприятие сотрудников ложится слишком много забот. А это в свою очередь приводит к уменьшению времени на выполнение ими основных обязанностей. Что негативно отражается на качестве их работы и может означать вполне реальные потери для бизнеса в целом.

Почему не стоит самостоятельно организовывать корпоратив
Почему не стоит самостоятельно организовывать корпоратив

Невнимательность к мелочам

Опыт – это не просто время, это реальные знания о незаметных на первый взгляд нюансах. Достаточно ли просторно помещение для заданного количества людей? Есть ли нормальная вентиляция, место для танцев, неформальных переговоров? Какой автобус выбрать для трансфера? Какое количество еды и напитков, в том числе алкогольных, требуется для такого формата и как быстро нужно проводить смену блюд? Сколько заказывать биотуалетов и тентов от солнца для выездного мероприятия на природе? И таких вопросов еще сотни! А неправильные ответы на них могут в разы снизить комфорт для участников и испортить общее впечатление от мероприятия.

Почему не стоит самостоятельно организовывать корпоратив
Почему не стоит самостоятельно организовывать корпоратив

Работа с разными подрядчиками

Все описанные в прошлом пункте вопросы могут решать исполнители конкретной услуги, однако взаимодействие с ними грозит несколькими рисками. Прежде всего вам придется потратить много усилий на выбор подрядчиков для каждого задания – от оформления ресторана до фотосъемки тимбилдинга. Ведь по каждому такому направлению придется отбирать несколько компаний, запрашивать предложение, сравнивать цены, а затем и контролировать подготовку выбранных исполнителей. Плюс нередко требуется наладить еще их совместную работу и разделить сферы ответственности – что не всегда возможно.

Тайминг

Время - это не только деньги, а и одна из основ четкой организации корпоративных мероприятий. При этом понятие тайминга в этом процессе необходимо разделять. Во-первых, важно грамотно распределить время на подготовку самой программы, выделив крайние сроки по каждому пункту: написание сценария, поиск площадки, подбор команды аниматоров, покупка для участников билетов на самолет и поезд и т.п. Во-вторых, надо детализировать по времени каждый элемент в сценарии: от выступления руководства до фейерверка. Без должного опыта оценки этого легко сорвать сроки подготовки, а в самом мероприятии нарушить последовательность и динамику действий.

Почему не стоит самостоятельно организовывать корпоратив
Почему не стоит самостоятельно организовывать корпоратив

Контроль корпоратива

Даже грамотно спроектированная программа может быть безнадежно испорчена, если в ее ходе что-то пойдет не так, как задумано. Поэтому нельзя расслабляться до завершения корпоратива – следует контролировать все: от обслуживающего персонала до безопасности любых активностей. Для этого нужен как опыт, так и время. При этом объемы работы настолько внушительны, что говорить об отдыхе ответственного за нее сотрудника компании вряд ли можно… К тому же уже после завершения мероприятия нужно провести анализ ее результатов по достижению целей – что тоже требует квалификации и времени.

Почему не стоит самостоятельно организовывать корпоратив
Почему не стоит самостоятельно организовывать корпоратив

Прогноз бюджета

Ситуация с оценкой стоимости услуг в отдельности и всего корпоратива в целом в полной мере аналогична оценке времени или отдельных исполнителей – лишь за счет опыта такое прогнозирование может быть корректным. Поэтому очень важно ориентироваться в ценах на рынке и знать подводные камни, когда кроме базовых прайсов есть дополнительные траты. Последние часто, что называется, написаны мелким шрифтом и всплывают порой чуть ли не за полчаса до начала программы. Это грозит не только неожиданным ростом бюджета, а и повышением вероятности невыполнения какого-либо элемента праздника компании.

Почему не стоит самостоятельно организовывать корпоратив
Почему не стоит самостоятельно организовывать корпоратив

Высокие цены

Одна из главных причин попыток организации корпоративов своими руками – это желание сэкономить. Оно абсолютно логично и оправдано, но экономия выходит в ряде случаев мнимой. Ведь при разовом обращении к подрядчику вряд ли удастся получить более-менее серьезную скидку на его услуги – цена будет полной. А вот у крупных и опытных event-агентств всегда есть прочные партнерские отношения с исполнителями самого разного профиля. Потому для них действуют совершенно иные, более выгодные прайсы. А значит, вы либо экономите часть бюджета, либо за те же деньги получаете профессиональную ивент-поддержку.

Учитывая данный перечень, вывод напрашивается сам: в большинстве ситуаций самостоятельная организация и проведение корпоративного мероприятия вряд ли оправданны. Правда, обращение за помощью в стороннюю компанию само по себе не гарантирует результата, оценивать единого подрядчика следует также внимательно. Поэтому стоит выбрать проверенного исполнителя – Лабораторию полного цикла Mosevent группы компаний НТС. Наш обширный штат специалистов в разных сферах, опыт работы с 2005 года, собственная лицензия туроператора и налаженные отношения с партнерами по всему миру обеспечивают стабильный и эффективный результат – и, конечно, по привлекательной для вас цене. С нами действительно удобнее и проще!

Свяжитесь с нами

Ваше сообщение успешно отправлено. Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время.

Спасибо за ваш заказ

Менеджер свяжется с Вами
в течении 5 минут!

Закрыть