Онлайн? Офлайн? Гибрид! Как сделать классное гибридное мероприятие: часть 3

Фотосъемка

На первый взгляд может показаться, что проведение фотосъемки для гибридных мероприятий мало чем отличается от такой же на офлайновых ивентах, но это не совсем так. Разумеется, суть работы фотографа совпадает: качественно осветить ход программы и ее участников. Но гибридная природа заставляет акцентировать внимание на ряде специфических моментов — как во время съемки события, так и в организации процесса. Каждое направление надо продумать во всех нюансах.

Ключевые принципы съемки

Чтобы максимально предметно говорить о подготовке фотосъемки для гибридных мероприятий, следует четко разобраться, что самое важное, уникальное именно в этой работе фотографа. Понимая такие принципы, можно грамотно выполнить ее и достичь всех поставленных целей. Всего можно выделить 3 базовые концепции:

Подчеркивайте гибридность

Основной объект съемки в любых ивентах — люди, а не технологии. Однако при форах мате мероприятия, смешивающего офлайн и онлайн, необходимо обращать особое внимание именно на том, как организовано взаимодействие участников. Потому нужно больше кадров видеоконференций между площадками, использования зрителями гаджетов и приложений для предусмотренного программой интерактива, включения в сюжет участников, специфического оснащения локаций и т. п.

Показывайте бекстейдж

Фотосъемка закулисья в последние годы модна для любых мероприятий, но для «гибридов» данная часть особенно важная. При помощи демонстрации подготовки раз личных элементов программы и скрытой работы всех задействованных людей, от артистов до операторов и звуковиков, вы не просто покажете реальный масштаб происходящего, но и усилите эффект присутствия. А он критически необходим для «удаленных» участников, которые находятся на других площадках.

Постите в онлайн

Нелогично при менять современные IT-решения для проведения мероприятия — и забыть о них в фоторепортаже. Причем нужно понимать: речь не о технологиях ради технологий. Публикация в соцсетях и приложениях фотографий с места событий в режиме реального времени, параллельно с ходом самого ивента, подчеркнет актуальность программы и снова-таки повысит ощущение единой и постоянной связи всех участников «гибрида» — независимо от их местонахождения.

Организация фотосъемки

Опираясь на описанные принципы, можно сформулировать определенный список, который поможет грамотно и слаженно провести съемку гибридного мероприятия. Такой чек лист включает следующие 10 пунктов:

Ищите фоторепортеров

На любой ивент стоит приглашать фотографов с опытом репортажной работы, однако для описываемого формата данное требование критически важно. При освещении «гибрида» необходимо уметь видеть и охватывать всю кар тину целиком, успевать снимать эле менты уже до их старта и выдерживать жесткий прессинг прямого эфира.

Фотографируйте все площадки

На каждой включенной площадке надо вести фотосъемку. Это позволяет «локальным» участникам не чувствовать себя «на обочине» происходящего, а «удаленным» — ощущать общность с ними. Поэтому на локации должен работать хотя бы один оснащенный всей необходимой специализированной техникой фотограф.

Распределяйте сферу обязанностей

Для центральных и особо крупных площадок недостаточно одного специалиста — и понадобится целая группа. Ее надо разделить по направлениям: кто-то снимает шоу на сцене и экране, а кто-то — участников в залах, кто-то запускает дрона для снимков ивента с высоты птичьего полета, а кто-то работает на том самом бекстейдже.

Предоставляйте базовую информацию

Фотографа нужно подготовить четкий план мероприятия. В нем потребуется указать дату и время начала события, точный адрес площадки или места, где возможно присоединиться к трансферу, схему снимаемой локации, количество участников, тайминг по разделам сценария, оговоренную длительность фотосъемки и т. п.

Определяйте цели

Кроме базовой инфо следует сделать еще отдельный бриф, в котором будут точно оговорены задачи для репортажа. В этот лист можно включить ключевые части про граммы, выступления спикеров или же артистов, иммерсивные сюжеты — вплоть до снимков декора и приложений в смартфонах. Еще в брифе можно указать, что фотографировать не стоит.

Договоритесь о сдаче работы

Хотя часть работы будет публиковаться в онлайне сразу же в момент съемки, основной пакет снимков готовится все же традиционно после мероприятия. Поэтому лучше отдельно проговорить сроки выполнения этой задачи, способах и времени отбора фотоснимков, а также выстраивании коммуникации на этом этапе сотрудничества.

Продумайте постинг

Для этой работы нужен отдельный специалист. Он будет получать выгружаемые в «облако» снимки от фотографов (хорошо, если у них есть фотоаппараты с Wi-Fi, чтобы быстро отправить фото, минуя ноутбук или планшет), сортировать и про водить базовую обработку, постить в корпоративные и событийные аккаунты с сопроводительным текстом и т. п.

Проведите экскурсию.

Уже непосредственно перед началом мероприятия стоит показать фотографу всю площадку и акцентировать внимание на том, где, как и когда будут реализованы важные части программы — особенно те, где сильна гибридная природа ивента. Благодаря этому он сможет оценить освещение, найти точки съемки и продумать свою логистику по территории.

Знакомьте с коллегами

Чтобы фото граф мог беспрепятственно и быстро попадать за кулисы «гибрида» и перемещаться по локации, вам требуется заранее познакомить его с остальным персоналом: ведущими и артистами, режиссером, начальником охраны, представителем площадки и т. п. Также не помешает общение и с заказчиком — для прямого добавления задач.

Поддерживайте связь

Профессионал сможет работать «на автопилоте», руководствуясь брифом и опытом, но все равно лучше не терять кон такта с ним. Узнавайте, как идет фото съемка, все ли устраивает и все ли эле менты по плану отсняты, оценивайте, как он ведет себя на площадке и т. п. А еще не забывайте о паузах для отдыха и питания фотографов — они тоже люди.

Видео

При проведении гибридных мероприятий видеоизображение является основой во всей коммуникации между разнесенными площадками — как организованными, так и «домашними». По этой причине относиться к видеосъемке этих ивентов следует очень ответственно. Ведь любые проблемы с картинкой в пря мом эфире испортят впечатления и снизят уровень вовлечения участников. Чтобы избежать подобного, надо взвешенно просчитывать и смысловые, и технические вопросы, связанные с видео.

Концептуальные решения

Съемка для «гибрида» уже на уровне идей заметно отличается от такого процесса для онлайн- и офлайн-мероприятия. Это нужно учесть еще на стадии разработки программы и обсуждения проекта с операторами и монтажерами, режиссерами и другими ответственными за видео специалистами. Можно выделить 4 наиболее важные особенности:

Делайте акценты

В видеосъемке необходимо подчеркивать гибридность ивента: не просто показать про исходящее на локации, а выделять людей и их коммуникацию между площадками с помощью современных технологий. Кроме того, потребуется особая проработка съемки элементов программы, связанных с интерактивом и иммерсивностью — чтобы рас крыть их природу, подчеркнуть влияние участников на ход события.

Давайте полную картину

Снять нужно все: сцену с ведущим, артистами или спикерами, зрителей в зале, бекстейдж из закулисья, работу участников в приложениях и соцсетях — вплоть до видео, идущего в онлайне, «картинки в картинке». Кстати, про двинутые платформы позволяют зрителю самому переключаться между включенными камерами — это повышает вовлечение: каждый выбирает то, что ему интереснее в данный момент.

Запускайте телемосты

Отдельный жанр видео гибридных мероприятий — «видеосозвоны», выводимые на экраны на «живой» площадке и в онлайн-эфир конференции между участниками для обмена мнениями и влияния на развитие программы. Для телемоста необходимы отдельные оборудование и команда. Плюс стоит думать, как органично включать видеоизображение в такую трансляцию с «домашних» камер удаленных участников.

Готовьте записи

«Гибридам» нужен не только прямой эфир, а и готовые, снятые еще до события ролики. Это могут быть представления докладчиков и презентации продуктов или событий, тизеры шоу-программы и т. п. Все это повышает интерес и помогает закрывать технические паузы. А еще следует выложить запись ивента после окончания в «облако», YouTube или соцсети (его также можно дополнить более коротким клипом в духе «как это было».)

Организация видеосъемки

Четкое понимание принципов видео для гибридных мероприятий и их корректное внедрение в сценарий имеют первостепенное значение, но это нужно правильно реализовать на практике. Потому при подготовке и проведении видеосъемки таких смешивающих офлайн и онлайн событий нужно ориентироваться на ряд советов:

Определите форматы

Гибридный корпоратив и, например, гибридный форум — это разные по стилю и целям ивенты. А значит, им нужны разные подходы к создаваемой картинке и к монтажу. Все это следует про работать заранее, чтобы были понятны принципы оформления видео: ком позиция кадров, их длительность, переходы, монтажные приемы и т. п.

Подберите съемочную технику

Отталкиваясь от формата мероприятия и выбранных методов съемки, выбор оборудования будет более простым и осознанным. При этом речь не о только о технических показателях камер, а больше об их типе. Одним ивентам хватит классических видеокамер, другие же нуждаются еще и в дронах, и в экшен-камерах.

«Синхронизируйте» качество

Нужно выбрать единое для всей техники раз решение видеоизображения — и придерживаться его в прямом эфире и в заранее созданных роликах. Это исключит резкие «перепады» качества. А еще помните: базовый уровень — HD, но лучше FullHD и 4 К (и выбор между ними для пользователя), что повысит реалистичность и усилит погружение.

Снимайте все площадки

Минимальное требование «оснащения» по всем локациям — один оператор. Хотя стоит понимать, что такой «команды» мало для создания той самой пол ной картины даже на маленьких площадках. За счет расширенных съемочных бригад с распределением ролей по векторам съемки удастся лучше удерживать внимание зрителей.

Подбирайте «репортеров»

Основа выбора операторов и видеографов, монтажеров и режиссеров — опыт работы. В шоуриле, портфолио, должны быть минимум онлайн-мероприятия, а в идеале — именно «гибриды». Также важны навыки репортажной съемки с места событий и выхода в прямые эфиры, благодаря которым специалисты готовы к подобному прессингу.

Общайтесь с кандидатами

Красивые и подходящие вам по стилистике и фак туре съемки в шоуриле и даже отзывы тех, кому вы доверяете, не могут стать основой выбора сотрудников. Обязательно стоит встретиться с ними, обсудить проект и нюансы, чтобы убедиться, что человек реально понимает задачи и мыслит «на одной волне» с вами.

Готовьте брифы

Основой работ дол жен быть специальный пакет целей и инструкций. В них надо указывать как те самые концептуальные установки (что снимать и в какой манере), так и чисто технические: дата мероприятия, время его начала и длительность, месторасположение площадки, способы добраться к нему с общим трансфером и т. п.

Создайте единую команду

Одним из ключевых условий эффективной и эффектной видеосъемки гибридных мероприятий с несколькими локациями является выверенное взаимодействие всех задействованных сотрудников. Необходимо познакомить их друг с другом, провести полный инструктаж по мероприятию и распределить ответственность.

Обеспечивайте рабочие условия

У съемочной бригады должно быть все необходимое: от видеотехники и осветительного оборудования до питания и пауз для отдыха или обслуживания оснащения. В течение самого ивента стоит поддерживать с ними связь, отслеживать, как они работают, отвечает ли съемка брифу, нет ли каких-либо проблем и т. п.

Тестируйте все

Для организации и проведения гибридных мероприятий критически важна уверенность, что риск сбоев сведен до предела. Поэтому необходимо проверить техническую сторону и выстроенную коммуникацию — причем лучше неоднократно. А еще помните о подстраховке форс-мажора — чтобы «живое» видео не прерывалось ни на секунду.

Выбор платформы

Мы подошли к ключевой части любого гибридного мероприятия — выбор площадки для про ведения онлайн-трансляции. Существуют 3 варианта: Стрим — видеотрансляция в прямом эфире социальных сетей для неограниченного количества участников (пример: YouTube-трансляция) Сервисы для видеоконференции — Zoom, Skype Многофункциональная платформа специализированная платформа с расширенным функционалом: возможность видеотрансляции, размещение материалов, участие в интерактивах и активностях внутри платформы (пример: голосование, викторины, опросы), а также «вшивание» дополнительных ресурсов, таких как стрим и сервисы для видеоконференций. Теперь немного подробнее о каждом:

Стрим — это решение для мероприятий с небольшим бюджетом. Есть различные сервисы для проведения онлайн-трансляций. У каждого сер виса есть свои особенности, функциональность, ограничения и стоимость, влияющие на конечный выбор. Возможности для стриминга как дополни тельный сервис предлагают крупнейшие медиаплощадки. Иные платформы и сервисы специализируются исключительно на потоковом вещании. К попу лярным стриминговым платформам в мире и России можно отнести Twitch, Youtube-Live, Facebook-Live и так далее.

Самый универсальный инструмент — это сервисы для видеоконференций. Это наиболее удачное решение для мероприятий, во время которых необходимо двусторонняя связь между ведущими/лекторами/аниматорами и участниками. Помимо стандартной видеосвязи между двумя или несколькими абонентами, инструменты подобных сервисов позволяют отправлять сообщения в режиме реального времени, обмениваться файлами, совместную работу с документами.

Также есть возможность быстро организовать текстовый чат, при этом продукты представлены и в виде веб-страниц, и в виде приложений, что очень удобно, поскольку гаджеты у участников обычно самые разные. Всё большую популярность набирают многофункциональные платформы, наполняемые полностью под конкретные мероприятия, так как они позволяют сохранять зрителя внутри одного пространства.

Онлайн-платформа под мероприятие должна быть интуитивно понятна зрителю и информативна. Такая платформа создается и брендируется полностью согласно мероприятию — в ней зритель перемещается, изучает материалы и участвует в трансляции. Онлайн-платформа — это еще и удобное решение для онлайн-выставок, где участники и экспоненты могут общаться друг с другом. А у экспонента есть возможность разместить информацию о себе и запросить уникальное наполнение своего виртуального стенда. Платформа предполагает наличие обрат ной связи, например, комментарии, чаты участников, возможность задать вопросы спикеру во время онлайн-трансляции. Если есть необходимость, можно создать личный кабинет для каждого участника мероприятия с возможностью размещения материалов, участия в викторинах, опросах и многих других активностях. Что важно для любого мероприятия — это возможность получить аналитику и отчетность о присутствии и активности участников на платформе постфактум мероприятия. Также возможно установить срок работы платформы в зависимости от целей и задач мероприятия (от нескольких дней до года и более).

Приложения

На гибридном мероприятии платформа выступает связующим звеном, объединяющим в себе офлайн и онлайн-участников. Как не сделать виртуальных участников гостями второго сорта и дать им одинаковый опыт с присутствующими оффлайн? Как аудиториям взаимодействовать между собой? Об этом по порядку.

Вовлечение

Вовлечь офлайн и онлайн-участников в мероприятие легко можно с помощью таких инструментов как:

• вопросы спикерам
• оценка докладов
• опросы и вывод их результатов на экран мероприятия
• квесты с пошаговым прохождением заданий
• интерактивы со зрителями

За любую активность участники могут получать баллы, которые можно обменивать на призы и подарки. При грамотном планировании сценария, с их помощью можно максимально объединить участников и сделать событие совершенно оригинальным. И вот несколько таких идей:

• Предложите участникам пройти тестирование в особом разделе приложения, по итогам которого участники смогут получить особый контент, подарок или предложение от спонсоров мероприятия.
• Простой развлекательно-познавательный бизнес-квест тоже может прекрасно дополнить полезный кон тент мероприятия, особенно если он будет направлен на выстраивание удаленных коммуникаций.
• Создайте приключение в комнатах приложения, где их будет встречать ведущий и тайна, которую надо разгадать. Ответ участники смогут внести в соответствующее поле и получить «ключ» от следующей виртуальной комнаты с новыми загадками.
• Мастер-классы тоже можно провести в гибридном формате (не забудьте для этого отправить онлайн-участников все необходимое, если это нужно). Например, приготовив и попробовав блюдо, которое онлайн-участник приготовил вместе с гостями «студии», он сможет действительно почувствовать себя частью офлайн-мероприятия, особенно если сможет поделиться своими впечатлениями с остальными в общем чате события.

Информирование и коммуникация

Пришлось изменить время доклада или перевести спикера в другую секцию? Появилась возможность еще немного пообщаться со спикерами? Просто нужно напомнить участникам по обе стороны экрана о начале выступлений спикеров? С помощью приложения все участники сразу видят всю обновленную информацию не только в расписании или ленте новостей, но и в push-уведомлении, а модуль “Расписание” позволит быстро ориентироваться в программе и подстроить ее под себя. Ни одно мероприятие не может пройти без нетворкинга. Поддерживайте общение участников в общем чате и призывайте их делиться фотографиями и впечатлениями, выделите время на нетворкинг-сессии обоих форматов, чтобы участники могли пообщаться в личных сообщениях. Это легко реализовать, когда в приложении есть удобный поиск по списку гостей, а у участников заполнены их личные профили. И не забудьте поощрять людей баллами за активное участие в нетворкинге.

Дополнительные опции для спонсоров

Спонсорские интеграции можно виртуозно вплести в канву гибридного мероприятия, нужно только помнить, какой функционал вам в этом поможет. Расскажите участникам о партнерах в специальных спонсорских раз делах, встроив в них сайт партнера или позволив участникам напрямую пообщаться с представителем компании. Продавайте эксклюзивные места в сообщество или в закрытые сессии от партнеров, возможность напомнить о себе через push-уведомления и рас писание или проводите целые квесты, которые играючи заставят участников взаимодействовать со спонсорами.

Продвижение

Подогревайте ауди торию и даже привлекайте новую, проводя тизерную серию мини-событий, познакомив участников нетворкинг-сессиями или проводя розыгрыши и кон курсы в приложении. Это поможет вам сформировать качественное сообщество сторонников события, которые ста нут лучшей рекламой любого ивента.

Благодарности

Благодарим наших коллег и партнеров за помощь в создании материалов: Национальную Ассоциацию Организаторов Мероприятий НАОМ, агентство Art Event, Ресторан Terrine, концертную площадку MainStage, компанию Классик Кейтеринг, компанию Креатив Кейтеринг, компанию Party2Go, агентство Blitz Media Group, компанию DataForum, кавер-группу Жулики, а также Сергея Васильчикова, Гиви Твалтвадзе, Александра Губанова и Анастасию Иванову.