Как технически обеспечить гибридное мероприятие? - MosEvent

В нашей статье о гибридных ивентах мы максимум внимания уделили концепции, проработке сценария, плюсам и минусам организации таких мероприятий – но это лишь вершина айсберга. В их подготовке скрыто море нюансов, многие из которых не характерны ни для «чистого» онлайна, ни для традиционного офлайна. И едва не лучше всего это заметно по техническому оснащению: его выбору, настройке и запуску. Потому про это сопровождение мероприятия стоит рассказать отдельно!

Какое оборудование требуется для «гибридов»?

Обозначим сразу же: техники для проведения мероприятий гибридного характера нужно много – действительно много! При этом разноплановой, для разных задач. В силу этого рассказ об инструментах лучше разделить на три части.

Интернет

Хотя природа «гибридов» включает «живые» площадки и «реальных» участников, онлайн-связь все равно является основой ивента. Для нее важны три пункта:

• Пропускная способность. Интернет-канал на площадках должен быть по-настоящему мощным, стабильным и высокоскоростным. Правда, последний фактор – относительный. Нужная скорость зависит от масштаба события, качества и объема трансляций и количества задействованных участников. Все это вычисляют индивидуально.
• Wi-Fi. Покрытие беспроводной интернет-связью должно быть максимально полным и бесшовным, mesh-типа – то есть у пользователей нет обрыва при перемещении по территории между роутерами. Если такой сети нет, лучше создать ее с нуля – причем в идеале сразу две: одна для организаторов, а другая для участников.
• Средства передачи. Создаваемый на офлайн-площадках видео-, аудио- и иной контент необходимо быстро обрабатывать, монтировать и отправлять в онлайн-эфир. В этом помогает оборудование разного типа, причем его функциональность должна отвечать самым современным стандартам – для бесперебойности трансляции.

Съемочная техника

Участники на «удаленных» локациях или у себя дома должны ясно и четко видеть происходящее – для эффекта присутствия и погружения. Для этого требуются:

• Видеокамеры. Эта техника должна давать высококачественную картинку с разрешением формата HD или FullHD, при уверенности в канале – даже 4К. Обязательно наличие разнопланового съемочного оборудования: не только обычные камеры и фотоаппараты, а и квадрокоптеры, и экшн-камеры – они добавят разнообразия в видео.
• Осветительное оборудование. Хороший, яркий, насыщенный свет – это обязательное условие реалистичного изображения. Но с установкой такого оснащения надо не перестараться. Опыт показывает, что слишком мощное освещение является дискомфортным для участников на площадке – важно найти гармоничный баланс.
• Аудиотехника. Все записывающие на площадке звук устройства обязаны передавать его без искажений, быть устойчивыми к помехам либо ветру на открытых локациях. Надо отметить: определенное количество «удаленных» участников гибридных мероприятий слушает их в фоновом режиме – любые проблемы с аудио отвернут их от программы.

Специальное оснащение

Для гибридных ивентов критически важны вопросы поддержания высокого уровня вовлечения. Для этого пригодится несколько вариантов:

• Презентационная техника. Это могут быть LCD-панели, крупные экраны, проекторы и т.п. – все определяется особенностями проекта и размерами офлайн-площадки. Главное: выводимое на них видео должно быть четким и качественным, а также доступным для обзора практически с любой точки на выбранной локации.
• Гаджеты. Ассортимент данной категории бесконечен: шлемы виртуальной реальности, пульты для голосований на площадке, планшеты с пакетом из специальных приложений на время программы, трекеры, NFC- и Bluetooth-устройства и т.д. – все это улучшает коммуникацию участников и несет им новый пользовательский опыт.
• Реквизит. Как и для любого по формату мероприятия, «гибридам» нередко требуется особое оснащение. Например, на корпоративном празднике это может быть световое шоу дронов, на тимбилдинге спортивное снаряжение, а на тренингах – выдаваемые на площадке и рассылаемые домой наборы с инвентарем, нужным для обучения.

Как организовать работу с техникой на гибридном ивенте?

Для проведения мероприятий гибридного типа обычно тщательно продумают все – в том числе работу всего описанного оборудования. Чтобы ничего не упустить, мы выделяем два вектора такой деятельности.

Разработка проекта

Всесторонняя подготовка – основа успешной реализации. Это правило прекрасно описывает важность детализированной проектной документации. Для этого нужно:

• Изучение площадки. Студия, ресторан, выставочный центр, конференц-зал или же локация под открытым небом на природе – во всех случаях все начинается с оценки такого объекта. Для этого технические специалисты посещают его, проводят замеры, осматривают имеющееся оснащение, просчитывают, что еще нужно – и сколько это все стоит.
• Сопоставление с райдерами. Этот пункт включают в тех случаях, когда в рамках гибридного мероприятия запланировано выступление каких-либо артистов. У них могут быть свои технические требования, которые следует принять во внимание – и согласовать с требованиями онлайн-трансляции будущей программы.
• Проектирование. На основе собранной информации о площадке с учетом выбранных для сценарных решений инструментов уже можно разработать детальный план оснащения. При этом нередко его делают даже в виде 3D-визуализации, чтобы было легче оценить, как все выглядит, и не мешает ли что-то видеосъемке.

Монтаж оснащения

Не стоит думать, будто речь только об установке техники как таковой. Эта задача решается исключительно комплексным подходом и включает несколько этапов:

• Сборка техники. Оборудование надо привезти, выгрузить, документально оформить (если речь о закрытой площадке), смонтировать по всей локации, настроить, а потом еще и протестировать – причем лучше дважды: сразу же после монтажа и незадолго до начала мероприятия. Это избавляет от риска многих ошибок.
• Отладка коммуникации. Большое количество техники равно большому количеству обслуживающего ее персонала. При этом работать на проекте могут специалисты из штата разных субподрядчиков, не знакомые друг с другом. Потому важно еще до старта гибридного мероприятия познакомить их всех, настроить общение и обозначить сферы ответственности.
• Проработка запасных планов. Чем больше оборудования, тем больше и вероятность сбоев – это приходится держать в голове всем организаторам ивентов гибридного характера. Потому надо искать потенциально «тонкие» места, рассчитывать сценарии разного форс-мажора, запасаться деталями и расходниками и т.п.

Как гарантировать лучшее оснащение «гибрида»?

Мы уверены: вам надо обратиться к нам – в Лабораторию полного цикла Mosevent группы компаний НТС. Наше техническое сопровождение гибридных мероприятий подкрепляет целый ряд весомых преимуществ:

• С 2005 года у нас серьезный и успешный опыт проведения ивентов любого типа, формата и масштаба – в том числе «гибридов».
• Мы ориентированы на индивидуальный подход к каждому проекту – чтобы учитывать все особенности программы и участников.
• С нашими партнерами возможно обеспечить гибридное событие абсолютно любым современным оборудованием – и это не преувеличение.
• С нами вы получите обоснованный, прозрачный бюджет оснащения ивента – и в целом его организации.

В Mosevent всегда выберут лучшие технические решения для проведения вашего гибридного мероприятия – мы гарантируем это!