Главная
Блог
Что такое гибридные мероприятия?

Что такое гибридные мероприятия?

Главный тренд 2024 года для ивент-индустрии – это гибридные мероприятия. Они с каждым днем становятся более масштабными, интересными, функциональными и от того – более популярными в мире корпораций, некоммерческих организаций и устроителей шоу. Ведь подобные события позволяют эффективно достичь самых разных деловых, учебных или развлекательных целей – как минимум не хуже, чем офлайновые, не говоря уже про вошедшие в моду в эпоху пандемии онлайновые ивенты… Так что же собой представляют «гибриды», какие у них плюсы и минусы – и что нужно для организации и проведения таких программ?

Как выглядит мероприятие гибридного типа?

Такая программа является смесью офлайна и онлайна. Часть событий происходит на «живой» площадке, с реальными участниками, а часть – в интернет-среде, где зрители «на удаленке» выступают полноценными соучастниками ивента, влияя на его ход каким-то определенным образом. Гибридные мероприятия характеризует три ключевые принципа:

Инструменты. Основа «гибридов» – это онлайн-видеотрансляции как с основной локации, так и дополнительных. Причем это могут быть не просто включения с похожих площадок из других регионов, но даже из home office отдельных зрителей. Но ими дело не ограничено. Также стоит использовать аудиоэфиры и подкасты, соцсети и готовые онлайн-платформы, мобильные приложения, VR и AR и т.д.
Интерактив. Базовый принцип гибридного мероприятия: находящиеся по ту сторону экрана зрители не должны себя чувствовать просто зрителями, а «локальные» участники – забывать о них. Нужна постоянная взаимосвязь. А потому в сценарий стараются добавлять интерактивную составляющую с элементами иммерсивности, геймификации и инфотейнмента.
Длительность. Программы гибридного характера обычно укладывают в 2-3 часа, но они могут идти до нескольких недель. Для этого необходима их разбивка на блоки с чередованием форматов и способов коммуникации для аудитории. Это позволяет поддерживать интерес, давать паузы для отдыха (возможно на часы или даже дни) и расширять охват.

Какие бывают гибридные ивенты?

Технология соединения онлайн- и офлайн-миров может быть применима для всех типов мероприятий. У каждого направления в этом случае есть свои особенности:

Корпоративные. «Гибридом» можно сделать и корпоратив, и тимбилдинг, и деловую игру, и семейный фестиваль – любое событие в жизни компании. Формат отлично подходит бизнесам с множеством подразделений в разных регионах. Постоянная связь площадок способствует усилению командного духа и повышает лояльность коллектива лучше уже привычного онлайна.
Образовательные. Как и в случае с «чистым» онлайном, лекции, тренинги и мастер-классы в гибридном виде позволят в разы упростить выступления авторитетных спикеров, которым не нужно приезжать на удаленную от них локацию. А еще за счет описываемой технологии упрощается коммуникация аудитории с докладчиками и передача дополнительных материалов.
Дискуссионные. Эта категория гибридных мероприятий близка к прошлому пункту: выступающим на форумах, конференциях и семинарах больше нет нужды собираться всем вместе в одно время и в одном месте, что заметно расширяет географию участников. При этом гибридность ивентов облегчает нетворкинг между экспертами и зрителями, что проблематично в онлайне.
Маркетинговые. Слияние онлайна и офлайна возможно реализовать для презентаций, PR- или промомероприятий, пресс-конференций, брифингов и т.д. Во всех таких случаях доступны новые способы прямого воздействия на целевую аудиторию с увеличением количества медиаматериалов. Это дает возможность выстроить более доверительные, неформальные отношения с потребителем.
Развлекательные. Мир шоу-бизнеса едва ли не активнее других добавил в мероприятия гибридную часть (что логично, учитывая фактически полный отказ от концертов, фестивалей, турниров в 2020 году). Причем соединение реального и виртуального пошло на пользу развлечениям: оно несет новый опыт, усиливает эффект погружения и сближает аудитории со «звездами».

Какие плюсы и минусы гибридного мероприятия?

Для какого бы типа программы ни использовались методы гибридного ивента, все равно можно рассчитывать на целый ряд весомых для организаторов и заказчиков преимуществ. К ним относятся:

Безопасность. Ограниченные размеры площадок для офлайновых частей и нахождение многих участников у себя дома сводит до разумного предела эпидемиологические риски. Для небольших групп «реальных» людей легче обеспечить социальную дистанцию, запас СИЗ и дезинфекцию территории.
Масштабность. В рамках «гибрида» легче собирать большее количество участников и выступающих из самых удаленных уголков планеты. Конечно, это характерно и для онлайн-мероприятий, но восприятие любых программ с включениями с «живых» площадок будет на порядок более сильным.
Прогрессивность. Применение в рамках событий передовых технологий, всевозможных гаджетов, флешмобов и челенджей, чат-ботов, дополненной реальности и других схожих инструментов положительно влияет на имидж ивента – особенно в глазах технически продвинутых миллениалов, зумеров.
Big Data. Работая с онлайн-средой, возможно легально получить доступ к гигантским массивам пользовательских данных. Они являются неоценимой основой в анализе поведения участников, изучения их восприятия ивента, вовлечения, мотивации – и поиска взаимодействия с ними в будущем.
Экономия. Отказ от аренды гигантских локаций, отсутствие дорогостоящих трансферов участников, относительное сокращение расходов на кейтеринг, декор и т.п. – даже с учетом затрат на онлайн-платформы и организацию видеотрансляций бюджет мероприятия может быть заметно сокращен.

Впрочем, у любой медали есть две стороны. Поэтому необходимо учитывать, что у гибридных мероприятий хватает и недостатков. Наиболее значимы среди них:

Тщательность подготовки. Если говорить грубо: проведение «гибрида» – это проведение одновременно двух мероприятий: в офлайн и в онлайн. А потому организация должна быть максимально вдумчивой и продуманной, с обязательным тестированием всех внедряемых IT-решений.
Множество подрядчиков. Двойственность программы этого типа заметна и в количестве задействованных разноплановых специалистов. Увеличение организационных команд требует нового, более интегрированного подхода к грамотному «сопряжению» всех исполнителей.
Риски сбоев. Даже надежная, стабильная, проверенная онлайн-технология может выйти из строя под серьезной нагрузкой, зависнуть либо обвалиться. Для этого стоит просчитывать и системы для подстраховки таких каналов, и возможные сценарные ходы, которые сгладят негативный эффект.
Снижение атмосферности. Этот минус гибридных мероприятий – крайне относительный. Да, на фоне традиционных офлайновых ивентов ощущения зрителей (особенно удаленных) могут казаться в чем-то менее яркими. Но с другой стороны, атмосфера насыщеннее, чем на онлайновых событиях.
Сложность удержания вовлечения. Находящиеся в онлайне участники могут быстро терять интерес и легко переключать свое внимание на другие вещи. Поэтому при разработке сценария надо буквально в каждом решении отрабатывать приемы включения в сюжет, его отслеживания и соучастия.

Как организовать гибридное мероприятие?

Чтобы оценка подготовки и проведения программы этого типа была полноценной, надо описать хоть в общих чертах план ее организации. Он включает такие этапы:

Сценарий. Ключевое условие уже описано выше – больше интерактива! Он может проявляться в разных вариантах: общение между площадками через телемосты, голосования, тесты или квесты в приложениях, выгрузка фото и видео в соцсети в реальном времени, элементы иммерсивного театра и т.п.
Площадка. Выбранная локация должна обеспечивать запас пространства для планируемого количества участников, качественную интернет-связь по территории и эффективную систему вентиляцию. Еще следует продумать трафик по площадке и рассадку, чтобы избегать людских скоплений.
Техническое оснащение. Для «гибридов» требуется много оборудования разного типа. Создание роутерами бесшовных Wi-Fi-сетей, видеокамеры от профессиональных студийных до экшен-версий и дронов, презентационные экраны, VR-шлемы, свет и звук – перечень можно продолжать очень долго.
Реквизит. Для включения в сценарий участникам могут требоваться свои «инструменты»: от раздаточных материалов и до планшетов с набором из приложений. Для удаленных участников тоже нужно подготовить и заранее доставить наборы реквизита – чтобы они чувствовали себя равными.
Кейтеринг. В питании на «реальных» площадках главное – безопасность. Продукты должны быть свежими, не скоропортящимися и упакованными в индивидуальные наборы. Как и в прошлом пункте, важным знаком внимания к удаленным зрителям может стать рассылка схожих кейтеринг-боксов.
Перерывы. При наличии кофе-брейков, смены декораций и других похожих пауз стоит думать об их заполнении в онлайн. Это могут быть эксклюзивные только для данной группы активности – они скроют от удаленных зрителей ненужные моменты и компенсируют их чем-то особенным и интересным.
Оформление. При декорировании гибридных программ нужен комплексный подход. Важно соблюсти единый визуальный стиль и на самой площадке, и в видеотрансляции, и в приложениях, и в аккаунтах в социальных сетях, и в полиграфических материалах. Все это подчеркнет общность ивента.
Фото и видео. Здесь важны 4 момента. Первый: высокое качество, чтобы картинка было реалистичной. Второй: скорость – передача в онлайн должна быть моментальной. Третий: показ бекстейджа, закулисья, что работает на эффект присутствия. И еще нужен доступ к записи трансляции «на потом».
Онлайн-инструменты. Когда отобраны все необходимые по сценарию IT-платформы, сервисы и соцсети и адаптированы или созданы приложения, стоит полноценно, лучше дважды, тестировать их работу и взаимодействие в них как со стороны организаторов, так и потенциальных участников.
Ведущие. Роль ведущих для гибридных ивентов расширена в сравнении с другими событиями. Они выступают как шоумены, удерживающие внимание публики по обе стороны экрана, и как модераторы, понимающие природу «гибрида» и грамотно координирующие переключение между площадками.
Сопровождение. В зависимости от типа гибридной программы могут быть нужными маркетинговая поддержка и продвижение, анализ результатов или создание видеофильмов и т.п. Во всех случаях необходим акцент на связи офлайна и онлайна и полноценном включении в действо всех участников.

Как провести гибридную программу?

Правило первое: оценить все за и против и принять взвешенный вывод, что ваше мероприятие должно быть именно такого типа. Правило второе: выбрать того, кто точно знает, как организовать гибридное мероприятие. В этом случае вам лучше всего обратиться в Лабораторию полного цикла Mosevent группы компаний НТС. У нас вас ждут:

успешный опыт реализации офлайновых, онлайновых и гибридных ивентов корпоративного, научно-образовательного, развлекательного и другого типа с 2005 года;
собственная действующая лицензия туроператора, позволяющая заметно упростить и ускорить работу с удаленными площадками не только в России, но и за границей;
максимальный уровень персонализации и отказ от шаблонных решений, за счет чего «гибрид» будет ориентирован на конкретные группы участников и локации;
высокий уровень нашего сервиса, что проявится в правильно вытроенной коммуникации, выборе надежных субподрядчиков, прозрачном составлении бюджета.