Как организовать деловое мероприятие на удаленке?

В условии карантинных мер решение перенести конференцию или корпоративный тренинг – первое и верное, но тут есть один нюанс. Большинство руководителей подобные деловые мероприятия переносят на другие даты, а следует… на другую «локацию»: из офиса и бизнес-центра в онлайн! У формата событий «home office» масса достоинств, большой выбор программ и возможностей, а их организация во многом упрощена по сравнению с привычными «очными» бизнес-ивентами. Как же выбрать и провести деловое мероприятие для сотрудников на удаленном режиме работы, чтобы его эффективность для вашей компании была максимальной?

Почему не стоит отказываться от деловых программ?

Грамотное ведение бизнеса требует стратегического мышления. А оно говорит об одном: пандемия инфекции COVID-19 рано или поздно пойдет на спад, начнется восстановление экономики, и успеха добьются те, кто работал на перспективу все это время. Проведение корпоративных или бизнес-мероприятий в онлайн-режиме для такого подхода вполне логичны и обоснованы. С одной стороны, организация дистанционных ивентов позволяет сократить расходы, ведь обходится дешевле «офлайновых». С другой же, благодаря таким событиям происходит:

• Активизация бизнес-процессов. Не секрет, что продуктивность у многих сотрудников при переходе на удаленку заметно падает. На фоне всеобщего снижения деловой активности это только усугубляет кризисные моменты. А организация бизнес-программ может в корне изменить русло такого тренда. Во-первых, компания демонстрирует персоналу, что готова действовать вне панических настроений. Во-вторых, этот шаг дает возможность перезапуска зависших рабочих задач. В-третьих, как и обычные деловые события, такие способствуют генерации коллективом интересных для бизнеса идей.
• Усиление инвестиций в персонал. В любой кризис многие прекращают вкладываться в коллектив, его развитие. А это ведет сразу к двум минусам: эффективность компании уменьшается, а рестарт после окончания сложной фазы затрудняется. Поэтому вложения в персонал даже на прежнем уровне – это уже мощный «бонус» для бизнеса на фоне конкурентов. При этом тут нужно учитывать, что при том же уровне инвестиций вы получаете больше – средства, тратящиеся на аренду помещений, логистику, кейтеринг и т.п., можно перенаправить в сами программы, их насыщенность и количество.
• Поддержка командного духа. Отсутствие привычных живых коммуникаций с коллегами, партнерами, поставщиками и заказчиками многим сотрудникам приносит определенное разочарование. Это сказывается и на мотивации, и на результативности, и на изменении командного духа. Проведение онлайн-мероприятий делового характера выступит как некий новый формат связи в сложившемся бизнес-сообществе. Потому это положительно отражается на настроениях и атмосфере в коллективе, уровне его вовлеченности в жизнь компании при карантине, сплоченности и, в итоге, качестве его работы.

Какие бизнес-мероприятия можно проводить в онлайн?

Выбор деловых программ для организации их на удаленке фактически повторяет офлайновый. Просто в каждом случае есть свои особенности и нюансы:

• Конференции. Общение есть основа практически любого бизнеса. Поэтому проведение в онлайн-режиме конференций, форумов, симпозиумов, разных типов совещаний и остальных способов коллективной коммуникации дает возможность обмениваться опытом, обсуждать новые идеи, технологии или тенденции, прорабатывать стратегии дальнейшего развития компании либо отрасли в целом даже на удаленке. При этом не лишним будет добавлять в такие программы элемент инфотейнмента. Под данным словом подразумеваются более развлекательный формат подачи определенной информации, за счет чего она лучше воспринимается и запоминается даже при работе из дома.
• Обучение. Сейчас золотое время для дистанционного образования вообще – а для профессионального тем более. Вы сможете привлекать к лекциям и тренингам, семинарам и мастер-классам даже самых авторитетных коучей, не тратя денег на их приезд, проживание и т.п. К тому же, онлайн-обучение может включать разные форматы: видеочаты и записи докладов в открытом доступе, домашние упражнения с онлайн-формой и многое другое. Причем модная геймификация, добавление в курсы игровых или соревновательных элементов, как раз наиболее актуальна для «home office», поскольку с ней получается лучше привлекать внимание и удерживать в учебном процессе.
• Презентации. В последние годы все активнее развивался формат онлайн-представлений новых проектов и продуктов: как внутри компаний, так и для «внешнего мира». Проведение презентаций в YouTube и социальных сетях открывает море новых возможностей. Например, можно сделать их в разы более функциональными и интерактивными, когда зрители могут в одно и то же время следить за выступлением спикера, скачивать фото, видео или мобильное приложение, задавать вопросы и делиться увиденными через свои аккаунты. Плюс сами презентации можно дополнить дистанционными брифингами и пресс-конференциями с эксклюзивным доступом для СМИ.
• Хакатоны. Кому как не IT-индустрии быть на острие прогрессивных идей в сфере онлайн-работы! Поэтому марафоны разработчиков ПО, трудящихся сообща или в формате соревнования над решением какой-либо проблемы, смотрятся в дистанционном режиме очень уместно и современно. При этом вы точно так же, как и в «реальной жизни», можете ограничивать время для каждого участника, контролировать развитие проекта и отслеживать то, как разработчики генерируют и испытывают реализацию тех или иных идей. Ко всему прочему, данный способ проведения хакатона подходит для быстрого решения задач, поскольку его организация отнимает меньше времени.
• Тимбилдинг. Если подходить к терминологии строго, командообразующие программы не относятся к деловым мероприятиям. Особенно это касается более неформальных вариантов дистанционного тимбилдинга – на подобии фоточелленджей, кулинарных мастер-классов и онлайн-фитнеса (подробно о таких вариантах HR-работы на удаленке читайте по этой ссылке). Однако сказать хотя бы несколько слов об усилении командного духа «home office» стоит. К таким событиям можно отнести голосования и опросы сотрудников через интернет, запуск каких-то социальных проектов и т.п. Они позволяют чувствовать себя частью единого коллектива в работе из любой точки мира.

Как мы организовываем деловые мероприятия для удаленки?

На первый взгляд, проведение бизнес-ивентов в дистанционном формате простое: достаточно включить участникам видеокамеры на своих гаджетах и загрузить для них необходимые файлы на облачное хранилище. Но в реальности, чтобы такое мероприятие достигло поставленных целей, его подготовка потребует немалых усилий. Потому стоит обратиться за помощью к профессионалам: в Лабораторию полного цикла Mosevent группы компаний НТС. Мы выделяем несколько ключевых для онлайн-событий моментов:

• Детализированный сценарий. Как и в офлайн, нужно иметь четкий план с таймингом и гармоничными переходами одного элемента в другой. В ином случае любая программа будет скомканной и неинтересной для участников.
• Работа со спикерами. Мы поможем подобрать и пригласить докладчиков наивысшего уровня и обеспечим оптимальные условия для них на удаленке – от видеосвязи до перевода в реальном времени для иностранцев.
• Пошаговые инструкции. Наша команда готовит подробные FAQ для всех участников, причем в расчете и на базовые знания в области IT-технологий. Благодаря этому каждый сотрудник получит максимум пользы для себя.
• Техническое обеспечение. С 2005 года мы накопили такой багаж знаний и навыков об организации разных деловых мероприятий, что можем готовить любые программы – и учитывать все технические нюансы их проведения.
• Индивидуальный подход. Каждое событие мы планируем под конкретный бизнес или коллектив. Без этого нельзя рассчитывать на эффективность и продуктивность бизнес-ивента – вне зависимости от места его проведения.

И еще важный момент: формируемый в Mosevent бюджет организации деловых мероприятий на удаленке будет не просто выгодным с точки зрения инвестиций, а и прозрачным для вас. Выбирайте Лабораторию полного цикла – и вместе с нами вы получите мощную подпитку для бизнеса во время карантина и после него!