10 важных советов по организации мероприятий на свежем воздухе

Многолетний опыт Mosevent показывает: проведение корпоративных программ на природе очень привлекательно и выигрышно, однако таит в себе много подводных камней. Такие тонкости организационного процесса нередко незаметны на первый взгляд, но могут серьезно снизить комфорт всех участников и, как итог, испортить для них впечатление о событии, сделав его заметно менее эффективным. Чтобы избежать этого, надо продумать каждую мелочь! Самые главные из них мы собрали в этом списке из 10 простых и при этом действенных рекомендаций…

1. А нужна ли площадка под открытым небом?

Тимбилдинг или корпоратив на свежем воздухе всегда вызывает живой интерес у сотрудников компаний, но данное место проведения программы далеко не всегда оправданно. Такая локация оптимальна для сценариев с разными активностями в виде спортивных соревнований, квестов, необычных флешмобов и т.п. Но если же речь о простом банкете с небольшим концертом или тренинге отработки заданных навыков, лучше обойтись закрытой площадкой. Да, может, это не так эффектно, но для спокойного формата сложности и риски организации на природе перевесят ее плюсы.

2. Комплексно оценить локацию

Площадка площадке рознь. База отдыха, яхт-клуб и стадион отличаются от берега реки и поляны в лесу. Потому важно изучить локацию, вне зависимости от типа, со всех сторон. Достаточно ли места для заданного количества участников, шатров, столов и т.д.? Насколько удалена площадка от метро, ж/д-станции, дороги? Есть ли необходимое оснащение или все нужно привезти? Не закрыта ли локация и не нужно ли получить разрешение на ее использование? Плюс надо убедиться, что рядом не будет посторонних, а шум праздника не помешает местным жителям.

3. Просчитать трансфер

Если вы выбрали площадку в парке в центре города, то все сотрудники наверняка смогут добраться на место событий самостоятельно. А если локация находится за городом, то лучше арендовать транспорт для их доставки на мероприятие. Но тут важно учесть один момент. Дорога к условным берегу реки или поляне не всегда широкая, плюс ее могут частично перекрывать крупные ветви деревьев. Поэтому автобусы на десятки пассажиров могут попросту не доехать к «точке высадки». Лучше заранее проверить путь и при необходимости арендовать микроавтобусы.

4. Помнить о превратностях погоды

Любое корпоративное мероприятие планируется за недели до его начала. Потому точно угадать, какая будет погода в момент его проведения – невозможно. Значит, надо предусмотреть любой вариант. Для этого необходимо обеспечить площадку достаточным количеством тентов от дождя и солнца, плюс позаботиться об их надежном креплении на случай сильного ветра. Еще следует захватить про запас солнцезащитные кремы и пледы. А главное: придумать план «B», «C», «D» и т.д. на случай, если окажется, что погода все-таки не подходит для вашей программы.

5. Решить вопрос электропитания

Даже простое мероприятие на свежем воздухе вряд ли получится организовать без электричества: вам наверняка понадобятся музыка, освещение, порой даже сеть Wi-Fi! Поэтому следует разработать схему по подключению всей техники к сети. А если она недостаточно мощна для оборудования или ее нет, организовать электропитание от генераторов. Причем их лучше взять с запасом. А чтобы шум и запах не мешал участникам, разместить на удалении. И еще играют роль мелочи: большой запас удлинителей, переходников и изоляционных материалов для надежной и безопасной укладки кабелей.

6. Продумать меню

На природе, да после множества активностей, аппетит у участников корпоратива или тимбилдинга наверняка разыграется. Поэтому без питания такое мероприятие нельзя оставлять. Но меню нужно детально обдумать. Во-первых, продукты необходимы исключительно свежие и не скоропортящиеся от жары. Во-вторых, на таком мероприятии стоит отдать предпочтение блюдам, которые готовятся прямо на месте – типа барбекю. В-третьих, стоит осознанно выбрать подходящий для вашей программы формат питания: фуршет, фуршет с рассадкой или же банкет в шатре. В-четвертых, надо закупить побольше воды и прохладительных напитков.

7. Позаботиться о гигиене

Самое важное в этом пункте: оснастить локацию чистыми биотуалетами с запасом для заданного количества участников. Также потребуются умывальники и личные гигиенические средства: влажные салфетки, дезинфицирующие гели и т.п. А еще нельзя забыть о наличии на природе насекомых. Прежде всего надо убедиться на стадии выбора площадки, что ее не облюбовали комары, осы или слепни. И на всякий случай обеспечить на мероприятии запас спреев и других средств для защиты всех желающих от подобных непрошеных «гостей».

8. Не забыть о персонале

Артисты, аниматоры, официанты и другие технические сотрудники должны иметь место, где смогут спокойно переодеться, загримироваться и передохнуть 5 минут. Также у них должна быть возможности для хранения своего инвентаря и личных вещей. Потому на выездном мероприятии нужно организовать для них отдельные шатры, палатки или передвижные домики, закрытые от доступа посторонних лиц и оборудованные всем необходимым для их работы. Плюс важно предусмотреть и место для запасов продуктов и воды, наград участников и т.п.

9. Обеспечить безопасность

Вопросы безопасности необходимо воспринимать при организации корпоративных программ под открытым небом комплексно. Первый пункт: безопасность активного отдыха. Все должно быть рассчитано и продумано, чтобы исключить риск травм у участников. При этом все равно нужно наличие врача на мероприятии и аптечки с запасом наиболее типичных для таких задач средств. Второй пункт: ограничение доступа посторонних. На природе понадобится особо тщательная охрана, которая бы контролировала территорию и удаляла случайных людей без конфликтов.

10. Проследить за мусором

Мы не устаем повторять: современный бизнес – социально ответственный бизнес. Потому площадка на свежем воздухе после проведения вашей программы должна остаться чистой и приближенной к ее оригинальному состоянию. Для этого нужно установить на территории достаточный запас передвижных мусорных урн, а после завершения события не забыть вывезти их с собой и утилизировать. В конце концов, обилие мусора под ногами в течение хода мероприятия наверняка будет неприятно даже самим участникам. Поэтому чистота важна с любой точки зрения.

Конечно, этими 10 пунктами сложность организации корпоративного мероприятия под открытым небом не ограничивается. Нюансов еще много! А чтобы учесть все, необходим определенный опыт проведения подобных программ, ведь во многих пунктах требуется грамотно и точно оценить разные параметры. Поэтому нужно выбирать проверенных подрядчиков. К таковым относится Лаборатория полного цикла Mosevent группы компаний НТС. С 2005 года мы реализовали уже десятки проектов на природе самого разного формата, что позволяет легко просчитать все детали. Именно благодаря этому, а также нашей лицензии туроператора праздник вашей компании под открытым небом в любой точке мира будет максимально комфортным именно с нашей поддержкой.