Суровые дальневосточные пейзажи отнюдь не способствуют расслабленному отдыху. А вот в качестве мотивации и стимула пронзительно-строгая атмосфера этих мест оказывается как нельзя более подходящей. Это и стало одним из главных аргументов при выборе Владивостока в качестве локации для проведения выездного мероприятия с культурной программой для крупной энергетической компании.
Компания обслуживает регионы Сибири – и это еще один аргумент в пользу: дорога к месту события от любого из подразделений не отнимет слишком много времени и сил.
Постановка задачи
В мероприятии должны были принять участие руководители филиалов и подразделений. Это – весьма требовательная аудитория, а значит, важно было обеспечить безупречно высокие стандарты ивента.
Поскольку речь идет о выездном совещании, приоритетная задача заключалась в том, чтобы эффективно организовать рабочий процесс – начиная от поиска подходящего помещения и заканчивая техническим обеспечением. Но, с учетом того, что событие подразумевало еще и культурно-мотивационную часть, следовало подумать о том, каким образом подготовить познавательные и развлекательные мероприятия для ста участников. Они должны были быть интересны каждому из сотрудников компании, независимо от пола, возраста и личных предпочтений. При этом перед нашей командой встала еще и задача по тщательному продумыванию тайминга: рабочую часть, экскурсии, поездки, конкурсы следовало рационально распределить по дням и часам. На мероприятие в целом руководство компании выделило 5 дней.
Разработка концепции
По сути, наше видение концепции заключается в самом названии мероприятия – «Покорение стихий». Все четыре стихии – огонь, вода, земля и воздух – ощутимо и наглядно представлены в окрестностях города Владивостока. Именно благодаря такому симбиозу участники ивента могли найти и прочувствовать идеальную гармонию стихий. Для этого в выбранном нами месте было все необходимое – холодное море, суровая земля, напоенный свежестью воздух и едва слышимое дыхание давным-давно потухших, но когда-то извергающих огонь вулканов.
Проведение мероприятия
Для начала наша команда выстроила общий план будущего мероприятия: качественно проработала логистику от первого до последнего дня, продумала все нюансы встречи, расселения и питания участников, написала и поминутно привязала ко времени сценарий события.
Мы также взяли на себя заказ полиграфии, отображающей тематику мероприятия, полное техническое обеспечение, ежедневную фото и видеосъемку, а также оформление отчетов.
Работая над развлекательной составляющей, наша команда изучила достопримечательности города и его окрестностей, выбрала наиболее интересные, необычные и запоминающиеся, подыскала достойных гидов и экскурсоводов.
В процессе организации торжественного гала-ужина, который стал завершающей точкой пятидневного ивента, сотрудники агентства подобрали подходящее музыкальное оформление, пригласили артистов, которые смогли бы достойно реализовать нашу идею, нашли опытного профессионального ведущего, а также подготовили сценарий проведения интеллектуальной шоу-игры «Интуиция» на тему «Покорители стихий».
