Важно понимать, что задача любого совещания выходит далеко за рамки деловых встреч и обсуждения вопросов бизнеса. Мы организовали выездной ивент для компании-заказчика, в сценарии которого нашлось место не только бизнес-программе, но и познавательным экскурсиям, а также командообразующим мероприятиям. Локацией для его проведения мы выбрали столицу Беларуси – город Минск.
Постановка задачи
Клиент поставил перед нашими ивенторами комплексную задачу – организовать совещание директоров компании и органично дополнить формат мотивационными мероприятиями, которые позволили бы не только отдохнуть и переключиться, но и сделать команду более дружной и сплоченной, улучшить отношения внутри коллектива.
Ивент-агенство должно было разработать общий план события и позаботиться о его качественной реализации: проработать логистику, подобрать экскурсии, продумать развлечения. Длительность поездки составляла 5 дней, и важно было, чтобы в течение всего этого времени ни один час не был потрачен бессмысленно и нерационально. Добиться подобного результата можно только за счет правильно составленной концепции и грамотного подбора рабочих инструментов для ее воплощения в жизнь.
Разработка концепции
Наиболее уместной, на наш взгляд, должна была стать концепция, наглядно демонстрирующая следующую мысль: сила и энергия, продуктивность и успешность коллектива заключаются в его единстве, сплоченности, согласованных действиях. Только такая команда будет эффективной и полезной компании.
Название мероприятия – «Энергия единства» — отображает именно этот подход. А еще говорит о том, что в неформальной обстановке присутствие коллег не мешает, а, скорее, помогает зарядиться позитивной движущей энергией, которая пригодится в будущих свершениях.
Реализация
В рамках работы над этим проектом ивент-агентство MosEvent разработало, согласовало с заказчиком и утвердило общую концепцию выездного события, а затем приступило к проработке деталей. На этом этапе мы:
- разработали подробный сценарий ивента на все 5 дней;
- прописали четкий тайминг – дабы избежать накладок по времени, поскольку программа получилась максимально плотной и насыщенной;
- разработали органично вписывающийся в концепцию дизайн и позитивный, эмоционально вдохновляющий Key visual;
- придумали и изготовили мерч ивента;
- уделили много внимания логистике на весь период мероприятия, а также размещению участников в комфортабельном отеле премиум-класса в центре города и их питанию;
- выбрали максимально соответствующие целям и духу события экскурсии;
- после тщательного отбора пригласили лучших ведущих, артистов, творческие коллективы и гидов;
- обеспечили качественное техническое обеспечение и сопровождение.
После завершения мероприятия заказчик получил подробный отчет о каждом дне в виде фото и видео.
